Склонни сме да се отнасяме към нови технологии като Светия Граал, светлинен маяк и отговора на всичко, което е бавно, неефективно и старо. И може да бъде - ако се реализира с натоварване от планиране и предвидливост.
Но, добре, всички знаем как става това.
По време на моите години в управлението, където понякога ми се струваше, че играем игра на технологично наваксване, невъзможно да спечелим, научих какво може да се случи, когато тази прогноза се приеме за даденост. Прилича малко по-малко на Светия Граал и много повече като превишаване на разходите, закъснения и сложни решения на иначе прости проблеми.
Както научих, един от основните ключове към успешния технологичен проект са хармоничните отношения между бизнес екипа и технологичния екип. Според моя опит, бизнес екипът често движеше промяната (имаме нужда от по-сложна система за проследяване на федералните разходи за безвъзмездни средства, например), но не можахме да постигнем малко напредък без разработчиците и ръководителите на ИТ проекти, способни да я направят да се случи. Проектите често се оказват далеч от хармонични, резултат от това, че по същество говорят различни езици и поддържат крайно различни очаквания (промяна, която ми се стори незначителна, например, често се оказва основна за разработчиците).
Но бизнесът и технологиите могат и трябва да бъдат приятели. Добрата новина? Постигането на хармония наистина не е толкова сложно. Както всяко сътрудничество, тя има връзка с честотата и качеството на комуникацията, взаимно съгласуван набор от цели и план за справяне с почти неизбежното изместване на тези цели. Ето няколко основни насоки за управление на разделението между бизнес и технологии.
1. Стремете се да ноктите изискванията за първи път
Мислете за бизнес изискванията като план. Няма да нарисувате схематичен набор от чертежи за къща, да ги предадете на изпълнителя и да му пожелаете късмет. Няма да се върнете три седмици в строежа и да го помолите да добави трети етаж и четвърта баня, а може би и прозорец в хола. И със сигурност не бихте нарисували чертежите си без принос на архитект и инженер.
Технологичният проект не е толкова различен. Необходимо е да се проектира с точност и след като започне разработването, не винаги е лесно да се приспособяват промените, без да се засяга цялата основа. Ето защо е от съществено значение да бъдете максимално изчерпателни от самото начало и да получите необходимия принос и опит, докато мислите за това, което ще изисква решението. Интервю на крайните потребители, за да разберат предизвикателствата, пред които са изправени, и как точно ще трябва да използват новата технология. Не правете предположения и не оставяйте части от планирането за по-късно.
2. Но признайте, че ще пропуснете малко
С това казах, че ми е почти невъзможно да предвидя всяка една функция, която ни е необходима по време на етапите на абстрактното планиране. Неминуемо, след като системата беше в процес на развитие, щяхме да осъзнаем, че сме забравили да поискаме функция за разширено търсене или бутон „запазване и продължаване“. Когато се обърнахме към разработчиците, за да ги помолим любезно да се съобразят с тези нови заявки, често бяхме посрещани от безсилие. Може би новата промяна ще им наложи да отменят работата, която вече са свършили, и да преструктурират части от решението. Може би сме предвидили това да отнеме два часа, когато всъщност ще отнеме ден.
Може да не успеете да предотвратите тези разкрития по-късно в играта, така че най-доброто нещо, което можете да направите, е да изградите в буфер, за да ги настаните. Добавете допълнителна седмица към първоначалната си времева линия и допълнителни 5-10% към бюджета си. Много организации, като признават колко често се променят очакванията, възприемат гъвкав подход към развитието, като внедряват технологиите на етапи, за да позволят периодична преоценка. Какъвто и да е подходът ви, не правете грешката, като мислите, че сте мислили за всичко от първото. Почти никога не се случва.
3. Познайте обхвата на пълзене, когато го видите
С напредването на проекта и появата на нови нужди е важно да разграничите тези, от които наистина се нуждаете, и тези, които просто искате. Помоляването на вашите разработчици да се настанят във всяка камбана и свирка умът може да сънува обикновено води до непрекъснати проекти и прекалено сложни крайни резултати. Всяка нова заявка, преди да бъде направена, трябва да бъде приоритизирана.
Когато обмисляте функция, задайте си няколко основни въпроса: Ще работи ли системата без нея? Колко време ще отнеме за внедряването и колко полза в крайна сметка ще бъде предоставена на крайния потребител? Ако изчакаме до бъдещо издание, за да се обърнем към него, ще бъде ли загубено нещо? Това е упражняване на приоритизация и на всичко може да бъде присвоен статус висок, среден или нисък. Ако той е нисък, поставете го на фигуративен паркинг - чувал съм за компании, които имат документи „искане за развитие на мечти“, към които всеки може да добави идеи, а инженерите могат да разглеждат в свободното си време. Винаги може да бъде ревизиран като част от редица подобрения, които трябва да бъдат направени, след като проектът е извън земята и работи успешно.
4. Разработете общ език
Всяка нова система има набор от бизнес цели в основата си. Това ще ви позволи да заснемете повече данни, да оптимизирате съществуващ процес или да предложите нови услуги на клиентите си. От решаващо значение е бизнес екипът и технологичният екип да седнат преди започване на работа и да съобщят тези цели. Бизнес целите не трябва да се губят в море от технологични разговори и те трябва да останат непознати по време на всяка фаза на работа.
Разработването на общ език означава не просто колективно поставяне на цели, а проследяване на напредъка по начин, който работи за всички. Бизнесът и технологиите може да използват различни инструменти за измерване на работата си, но трябва да има поне един възглед за напредъка, който се споделя. Това може да бъде толкова просто, колкото проектния план или електронна таблица със съгласувани полета, като дати и цели и процент на изпълнение, така че всеки има достъп до състоянието на всяка задача, която трябва да бъде изпълнена. Целта е да се избегне ситуация, в която бизнес екипът смята, че са на половината път, а техният екип казва, че са само една четвърт - всички трябва да имат еднакво разбиране за това, което е направено и какво остава.
Може да говорите в бизнес планове и PowerPoints, а те могат да говорят с код, но освен ако не комуникирате ясно от първото движение, никога няма да го направите от Babel. Успешният технологичен проект е свързан с среща на умовете - не само в началото, но и на всяка стъпка по пътя. Признайте своите предположения и се опитайте да не правите твърде много. Колкото по-малък е разделението между бизнеса и технологиите, толкова по-лесно ще бъдете да прекосите мостовете си заедно.
