Така че трябва да се откажете от клиентска среща - може би защото натоварването ви е прекалено тежко, за да се справите с друга среща, или защото се появи нещо друго. Или може би сте се срещали с тях няколко пъти преди и по този начин взаимодействията ви са станали повтарящи се, ако не и непродуктивни.
Трудно е - особено защото основната част от работата ви е да се справите с клиенти, така че отмяната им да не изглежда точно да изглеждате страхотно.
Първото нещо, което трябва да вземете предвид, ако някога искате да се откажете от клиента, е връзката на вашата компания с тях. Всички клиенти са важни, но някои имат по-голяма тежест от други в списъка ви с приоритети. Затова се запитайте, къде попадат в йерархията? Те допринасят ли много за бизнеса в долната част на вашата компания? Ако е така, вероятно няма страхотно извинение да не се срещате с тях (освен ако не кажете, ужасно болен или не се справяте с спешен случай). Също така, помислете за извинението си - мразите ли просто срещите или всъщност трябва да пренасрочите за основателна причина?
Във всеки случай понякога трябва да освободите време, за да можете да управлявате всички взаимоотношения в списъка си. Така че, предлагам следното:
1. Превърнете срещата в телефонен разговор
Биха ли желали да скачат по телефона, вместо да се срещнат лично? Това може да не ви спести през цялото време, но все пак ви спестява пътуване до и от офиса им - и все пак показва, че сте готови да се свържете.
2. Превърнете срещата в по-къса среща
Те искат да направят това 90-минутен чат за изпълнението на акаунта си, но знаете, че можете да покриете всичко за 30 минути. Поддържайте разговора кратък (и евентуално го преместете на имейл или телефон) с този шаблон:
3. Превърнете срещата в имейл (за сега)
Ако те са супер гъвкави и можете лесно да предадете всичко в писмена форма, опитайте да превърнете това, което би било едночасова среща, в 10-минутен имейл. Разбира се, разберете, че ако е важен или сериозен въпрос за обсъждане, може да се наложи да скачате по телефона по-късно.
4. Поклонете се от срещата, която вашият колега ви повлече
Да речем, че сте дизайнер, който работи по проект за клиент. Вие не сте директният контакт - вашият колега, мениджърът на акаунти, е. Така че, докато сте поканени на срещата, вашето присъствие не е задължително, стига мениджърът на акаунти да говори от ваше име.
Ако искате вашият колега да се справи с терена без вас, е от ключово значение да ги оборудвате с всичко необходимо, за да го изговаряте и да отговаряте на въпросите на клиента. Този шаблон трябва да помогне:
Реалността да работите с клиенти е, че трябва да се занимавате със срещи. Възможно е обаче те да искат да изядат целия ви календар, когато имате други неща, които трябва да направите. Така че, вместо да се откажете напълно от тях (и рискувайте да нараните отношенията си), опитайте се да ограничите колко от времето ви отнемат - може да е само временно, но поне ще ви даде малко място за дишане, за да направите всичко.
