Имам работа? Един, който включва компютър, интернет връзка и бюро?
Тогава вероятно ще напишете имейл на стойност на романа тази година - докато се занимавате с около 100 имейла на ден.
Мисля, че всички можем да се съгласим: Претоварването на имейли достига треска. (И не е добра треска, като дискотека или каучук. Лоша треска. Като тиф.)
Подобно на повечето хора, и аз прекарах значително време за размисъл как да организирам имейли, да дам приоритет на имейлите и да отговарям по-бързо на имейлите. Но напоследък обмислях по-интересен въпрос: Как мога да „обучавам“ хората (нежно и с любов, разбира се), за да ми изпращат по-малко имейли?
Ето три от любимите ми техники.
Те революционни концепции ли са? Не точно. Те са здрави, разумни напомняния? Така мисля. И ако се съгласите, надявам се да ми изпратите имейл и да ми кажете всичко за него. (Само се шегувам. Напълно.)
1. Не отговаряйте веднага на всеки имейл (или изобщо)
Това може да звучи контраинтуитивно, но когато наистина се вкопаете в него, много „спешни имейли“ са склонни да се разрешат без вашето съдействие.
Пример: Приблизително веднъж на ден ще получа неистов имейл от прекрасен клиент, колега или клиент, който казва нещо като:
"Алекс! Помогне! Опитвам се да направя _________, но не мога да си спомня какво ми каза за _________. Можеш ли отново да ми напомниш? “
Около 90% от времето, ако изчакам час-два и изобщо не правя нищо, същият този човек пише обратно и казва:
"Алекс! Ура! Разбрах го. Моя грешка. Няма значение!"
Избирайки да не отговаряте моментално, вие „обучавате“ хората да бъдат по-самостоятелни - докато създавате здрави и реалистични очаквания за това колко бързо ще можете да отговорите.
Разбира се, използвайте здравия разум тук. Ако работите в позиция за обслужване на клиенти - и ключов елемент от вашата работа е да реагирате бързо на хора, които се нуждаят от вашата помощ - тогава очевидно вашето определение за „кой се нуждае от моята помощ“ ще бъде различно от нечие друго.
Но без значение каква работа имате, можете да опитате тази следваща стъпка.
2. Създайте автоматичен отговор с полезни отговори на често задавани въпроси
Направете списък с често задавани въпроси, които хората ви изпращат по имейл всеки ден и навън. След това впишете отговорите си в автоматичен отговор, който дава на хората точно това, от което се нуждаят.
Тя е високоефективна и отново изпраща фино съобщение, че оценявате хората, които са готови да помогнат сами.
Ето един прост пример:
Ей там!
Много благодаря за написаното.
Ако четете тези думи, това означава, че съм в колено в голям, вълнуващ проект - и няма да проверявам имейла си няколко часа.
Но благодарение на магията на имейла, все още мога да ви помогна, в момента!
Ако изпращате имейл, за да настроите среща:
Моля, използвайте моя онлайн инструмент за планиране тук. Това е най-добрият начин да заключите времето.
Ако изпращате имейл, за да получите актуализация на състоянието на Project XYZ:
Моля, вижте актуалната времева линия тук.
Ако имате изключително чувствителен към времето въпрос:
Моля, позвънете в килията ми на ### - ### - ####. Или отидете до бюрото ми на третия етаж. Ще бъда наоколо.
3. Отговорете с декларации, не повече въпроси
Ако сключите имейлите си с отворени въпроси като тези:
„Кое време смятате, че трябва да обядваме?“
„Спомняте ли си как да актуализирате уебсайта или имате нужда от помощ?“
„Как мислите, че трябва да продължим оттук?“
Въпросите ви ще генерират само повече имейли, с още повече въпроси, изискващи продължителна мисъл и внимание.
Затова вместо отворен въпрос, опитайте да прекратите имейлите си с ясна декларация, като:
„Хайде да обядваме в 12:30. Ще се видим в кафене Луна. ”
„Когато сте готови да актуализирате уебсайта, ето ръководство за WordPress и линк към указанията за марката на нашата компания. Тук съм, ако имате нужда от повече помощ. "
„Нека се свържем след една седмица. Ще ти се обадя в 10 часа следващия понеделник. “
Ако това, което предлагате, не работи за вашите получатели, добре, те ще ви уведомят! Но през повечето време те ще бъдат благодарни за вашата прецизност. Елиминирате умствената работа с крака за тях - да не говорим за дълъг низ от ненужни връзки и подправки.
Да обобщим всичко това?
Ако искате да обучите хората да ви изпращат по-малко (и по-добри) имейли: Моделирайте поведението, което искате да видите в света.
Ако създадете навик да изпращате имейли на приятели и колеги да питате за съвети за неща, които вероятно бихте могли да направим само от Google, тогава другите вероятно ще направят същото и на вас.
Ако пишете дълги, бъркащи, пъзели-eque имейли, тогава ще получите отговори, които са еднакво мистифициращи.
Но ако сте внимателни и сбити, тогава ще вдигнете летвата за всички от своя кръг - обучавайки другите точно как искате да бъдат третирани.
Така че, бъдете ясен и последователен учител. Входящата ви поща (и психиката) ще ви благодари.
