Що се отнася до имейлите, аз съм склонен да бъда доста сложен.
Живея с интензивен страх да не изляза като твърде директен или студен и има нещо за всички тези допълнителни думи, хубавости и (смущаващо) възклицания, които ме карат да звуча малко по-топло и дружелюбно.
Но, ето нещото: в крайна сметка губя собственото си време - заедно с времето на човека, който чете моето послание.
Никой не иска да похарчи ценната си умствена енергия, пропускайки се през пух, за да стигне до твоята точка. И така, ако имате меко място в сърцето си за дребни разговорни и цветни езици като мен, как можете да успеете да премахнете собствените си съобщения към нещата, които наистина имат значение?
Ето четири полезни съвета, които ми помогнаха:
1. Изрежете думите и фразите на пълнителя
Висока е вероятността да разпръсквате фрази за пълнене в имейлите си.
Не ми вярвате? Въведете имейл на колега и погледнете колко пъти сте включили думите „Мисля.“ Въпреки че това помага да омекотите вашия език, това е напълно ненужно. Предполага се, че това мислите, тъй като вие сте този, който пише съобщението.
Същото правило важи и за дума от рода на „просто“. Всички я чукаме тук-там. Но в повечето случаи може да бъде изрязан напълно.
Що се отнася до филтрирането на всякакви други струпвания, които биха могли да се скрият, има още един съвет от бившия ми инструктор по журналистика, който все още се придържа към мен: Потърсете къде сте включили запетаите. Много пъти следват квалификатор, който можете да изтриете. Знаеш ли, неща като „Излишно е да казвам“, „Обаче“, „Наистина“ или дори „Знаеш ли“, че аз започвах точно това изречение.
2. Използвайте точки от куршуми
Включването на необходимия контекст е едно. Но, особено в имейлите, е изкушаващо да отидете зад борда и да заредите вашето съобщение пълно с всякакви неподходящи подробности.
Ето защо използването на точки от куршуми може да бъде толкова полезно - те ви принуждават да бъдете далеч по-сбити и директни с писането си. Предизвикайте се да определите дали има параграфи, които би било по-добре да се превърнат в съкратен списък.
Въпреки че не искате целият ви имейл да е на пръв поглед безкраен списък от точки от куршуми, прекъсването на някои по-големи парчета текст може да ви помогне да направите бележката си по-кратка (и далеч по-организирана).
3. Насочете хората към съответните документи
От време на време информацията, която отчаяно се опитвате да вмъкнете в имейла си, вече е записана другаде - независимо дали това е в документ, презентация, уебсайт или нещо друго изцяло.
Няма нужда да преоткривате колелото. Така че, ако можете да изкопаете допълнителен ресурс, който вече споделя цялата тази информация, която трябва да знаете, насочете получателя си към това - вместо да се опитвате да го обобщите.
4. Пропуснете малкия разговор
Ако сте нещо като мен, хвърлихте един поглед на този съвет и си помислихте ли ме шегувате? Пропускането на тези приятности със сигурност ще ме превърне в офисното чудовище!
Стигам докъдето идваш - предстоенето на всяко мое съобщение с приятелски въпрос изглежда като учтиво нещо. Но, по-често, не, той така или иначе остава напълно без отговор. Това е онази напълно ненужна част, която повечето хора просто заглаждат.
Чувствайте се свободни да поддържате бързо и приятно „Надявам се, че се справяте добре!“ Въпреки това, вероятно е най-добре да натиснете бутона за обратно пространство, за всичко извън това.
Тези трикове в действие
Искате доказателство, че тези съвети всъщност работят? Разгледайте примерите по-долу, за да видите как вторият имейл получава същата точка като първия - с много по-малко думи.
- Продажбите на този тримесечие намаляват. Как можем да го представим по начин, който не е твърде отрицателен?
- Презентацията може да е по-силна, ако обърнем поръчката. Какво мислиш?
Първият имейл е 198 думи. Секундата? Това е сбит и опростен 93 думи - което означава, че първото съобщение е повече от два пъти по-дълго от второто.
Бъдете предупредени, че някои съобщения ще бъдат по-лесни за прилагане на тези тактики спрямо други. И вероятно няма да можете да срежете всеки един написан наполовина.
Но не позволявайте това да ви обезкуражи. Вместо това, не забравяйте, че чистият акт на опит да бъдете по-ефективни и ефективни в писмената си комуникация е наистина най-важното. Докато това е нещо, което непрекъснато осъзнавате, вашите имейли със сигурност продължават да се подобряват.
