От химикалки до закуски до служебни клюки - когато сте седнали на пет фута от вашия колега, споделянето на всичко е голяма роля. И все пак, за да обсъдим последните подробности за презентация, която ще направите заедно след 30 минути, ще й изпратите имейл? Има нещо нередно в тази картина.
Имейл, конферентен разговор, онлайн календари и приложения за чат ни помагат да поддържаме връзка и да следим, когато сме далеч един от друг. Инструментът обаче е толкова ефективен, колкото ръката, която го владее. Знанието кога да използвате всяко от приложенията, с което разполагате и как да извлечете максимума от тях, често прави разлика между загубените часове и изпратените продукти.
В Blinkist работим върху това да четем и учим по-ефективно, така че рационализирането е в нашата ДНК. Когато забелязахме, че комуникацията става неефективна дори в малкия ни екип, започнахме да измислим какво се случва, което ни пречи да работим най-добре. Открихме, че чрез оптимизиране на начина, по който използваме ежедневните си инструменти, можем да постигнем много повече.
По-долу ние идентифицираме четирите често използвани инструмента, които вероятно също злоупотребявате, и как можете да поправите формата си.
1. Имейл
The Fumble
Колкото и лесно да е имейла, има много начини да го объркате: използване на имейла като средство за дълъг дебат и за отговори с една дума, които биха могли да бъдат изправени или изпратени лично, за начало. И колкото изкушаващо е да използвате веригата си за електронна поща като място за обширна аргументация с документацията, имейлът не е място за критични дискусии около детайлите на проекта. Това, което правите във всеки от тези случаи, е да добавите усложнения и да изоставате време за вашите дейности и тези на вашите получатели.
Поправката
За важни или неотложни задачи се срещайте лице в лице, за да можете да решавате проблеми и да получавате отговори по-бързо. Правейки това на живо, вие не просто защитавате собственото си време, а помагате и на вашите колеги. Ако всички знаят, че спешните новини никога не пристигат по имейл, няма причина за постоянно опресняване на входящата поща и хората могат да се съсредоточат върху това да правят нещата вместо това.
Помислете за имейла като свой начин да започнете дискусия или да зададете дневен ред, така че когато седнете с екипа си, за да направите магията, това може.
2. Конферентни разговори
The Fumble
Конферентните разговори са красиви - можете да ги правите по всяко време и навсякъде - но тъй като те могат да се чувстват по-небрежни от личните срещи, те също могат да причинят проблеми с ефективността.
Първо, тъй като се чувстват неформални, за твърде много хора е лесно да се вкарат. Резултатът е, че вместо да могат да присъстват на критична работа, която могат само те, вашият екип е хванат в зала на съмнителна полезност.
Второ, лесно е да се пренебрегне, че макар и да изглеждат по-небрежни, те могат да облагат много психически. Конферентните разговори изискват подготовка и интензивно слушане, което отнема голяма хапка от ежедневната ви дамска концентрация. Планирайте едно твърде рано сутрин и това може да изпие фокуса ви за деня. Молитвайте го след няколко часа и ще се справите с ден, определен от очакването на работната ви сесия.
Поправката
Първо, имайте предвид, че не всеки трябва да бъде поканен. Вместо това включете хора, които са информирани за проекта и са критични участници. Накарайте един човек на срещата да си прави бележки и да споделя с останалите от екипа, така че останалите да могат да се съсредоточат върху работата.
И не забравяйте да изберете разумно времето за обаждане. Когато е възможно, не планирайте първо конферентните разговори сутрин или късно през нощта. Намирайки време между тях, вие ще запазите фокуса си.
3. Чат
The Fumble
Интер-офис чат, особено за компании, разположени на повече от един етаж или на различни места, е много полезен заместител за лице в лице: Случва се в реално време, позволява незабавно прехвърляне на файлове и улеснява спонтанността. Но както при конферентните разговори, самите недостатъци на чата също са неговите недостатъци.
Основният проблем при служебния чат е, че хората се чувстват по-свободни да пишат въпроси без маншет, тъй като технически не прекъсват - получателят все още може да избере дали да отговори или не. Работата е там, че сме реактивни същества и чувстваме, че наистина трябва да спрем това, което правим и да присъстваме на хората, които ни пинг. Въпреки че намерението ви да се свържете чрез чат е да бъдете ненатрапчиви, вие имате малък контрол дали работата на колегата ви е прекъсната. Ако види известие за съобщение, има вероятност да потърси. Дори и да не отговори пряко, част от фокуса й вече ще бъде отклонена от вашата забележка или въпрос.
Поправката
Като цяло, чатът трябва да се използва само за бързи въпроси, които ви пречат да продължите напред с работата си, или да установите време с колега за разговор по-голям проблем. Всичко останало, поставете имейл, за да не смущавате колегите си.
И ако сте в края на получаването на твърде много чатове? Изключете известията точно както бихте искали за имейл. Много услуги за чат също позволяват на потребителя да остане „невидим“, което е хубав начин да се включите (особено ако сте част от постоянно актуализиран групов чат), без да се чувствате длъжни да отговорите.
4. Календари
The Fumble
# 1 злоупотреба, която хората правят с календарите си, ги третира като списъци със задачи. Ако погледнете календара си и видите нещо, което прилича, „вземете мляко“ или „насрочете прическа“, време е да преосмислите как го използвате.
Друга злоупотреба в календара е, че не го използвате, за да защитите времето си, а не просто да го организирате. Когато се обърнете с предложение за нов проект и календарът ви казва, че можете да го впишете, не забравяйте, че това не означава непременно, че трябва. Важно е първо да разгледате вашите цели и ценности.
Поправката
Целете да запазите календара си свещено място за срещи и събития, които са обвързани с определена дата и час или включват хора, различни от вас. Можете да започнете да променяте практиките на календара си със списък със задачи за задачи като обаждане на лекар или събиране на цветя. Зачеркването на малки задачи е изключително удовлетворително и поставяйки ги в управляем списък, те ще придобият различен характер - този, който ви позволява да ги видите, че се вписват между важни събития, а не да стават събития за себе си.
И не забравяйте винаги да подравнявате новите възможности с вашата роля и целите си. Всичко, което не съвпада тук и сега или по ваше желание за бъдеще, не принадлежи на докета (или в календара ви).
Само с няколко прости ощипвания можете да използвате инструментите, с които разполагате, за да постигнете повече работа. Споделете тези съвети из офиса и цялото ви работно място ще бъде много по-ефективно, преди да го знаете!
