Както вероятно всички досега знаете, аз съм огромен имейл поща. Независимо дали искате да знаете как да организирате входящата си поща, да я изчистите през уикенда или да направите цялостно пролетно почистване, аз съм вашият гал. Но има едно нещо, за което все още не сме говорили: Как да се справим с отделните имейли, когато влизат.
Ето и лъжичката. Най-добрият начин да поемете контрола над входящата си поща е да вземете решение какво да правите с всеки имейл първия път, когато го видите, вместо просто да го погледнете и да обещаете да се справите с него по-късно. Това има две предимства: Той гарантира, че входящата ви поща не се превръща в претрупана каша на първо място и ви спестява време, като не се налага да гледате един и същ имейл повече от веднъж.
Звучи трудно, но не е - изисква само планиране и няколко прости въпроса. Да започваме.
Изберете време
Първо, освен ако работата ви не изисква незабавно да отговаряте на имейли, препоръчвам ви да преглеждате цялата си нова поща по няколко зададени пъти всеки ден. Това време може да бъде различно всеки ден, просто трябва да бъде умишлено: Например днес ще заделя 9-10 ч., За да мине през входящата ми поща, след което ще го гледам отново от 4-5. Междувременно ще сканирам за важни имейли, но игнорирам останалото.
Знам, че това е трудно да се направи (и да, известно е, че щракнете върху GIF, обикалящ!), Но ако се придържате към този график, ще откриете, че преминаването през входящата ви поща е много по-малко преодоляващо. Да не говорим, ще имате големи парчета време, за да всъщност да стигнете до истинска работа.
Попитайте себе си това
Следващата стъпка е да преминете през входящата си поща, да прочетете всеки имейл един по един и да си зададете този бърз списък с въпроси за всяко съобщение:
1. Трябваше да получа този имейл?
Знам, че звуча като счупен запис, но трябва да се питате всеки път. Добре напомняне е да се отпишете, да филтрирате и да се премахнете от списъци и бюлетини, които не са ви необходими. Намаляването на имейлите винаги е печалба в моята книга.
2. Трябва ли изобщо да отговарям на това?
Изненадващо, отговорът не винаги е да. Ако това е информационен имейл или групов имейл, който не се нуждае от вашия отговор, прочетете го, вземете под внимание всяка полезна информация и след това архивирайте или го архивирайте.
3. Аз ли съм правилният човек да се справя с това или трябва да го предам?
По подобен начин не забравяйте, че не е необходимо да носите тежестта да правите всичко, което се иска от вас. Нали знаете какво имам предвид: онези номера, които използвахте за изтегляне, докато не наемете младши анализатор, но това, че шефът ви продължава да ви иска вместо това, графикът за пътуване, който наистина трябва да мине през различен отдел, числото, което сте помолени да направите въпреки че не е в описанието на вашата работа. Предайте тези периферни задачи на правилния човек и не само ще изчистите входящата си поща, ще оставите повече време за вършене на основната си работа.
4. Имам ли нужда от информация от някой друг, за да отговоря?
Ако отговорът тук е да, попитайте този човек за информацията сега, за да можете да преместите имейла от чинията си. Може да искате да отговорите, като уведомите изпращача, че работите по него, и да направите бележка, за да се свържете с човека, когото чакате след няколко дни. Междувременно изпратете имейла или използвайте Boomerang, за да го върнете във входящата си поща в подходящия момент.
5. Мога ли да отговоря на имейла сега - след по-малко от 5 минути?
Това е мястото, където повечето хора пътуват нагоре. Добрият брой имейли не изискват допълнителна информация от вас или някой друг и може да бъде отговорено доста бързо. Ако това е така, отговорете веднага на имейла; това ще ви спести време за повторно четене, обработка и мислене за него втори път. Бонус: Колкото по-рано отговорите на имейл, толкова по-приемлив е супер кратък отговор.
6. Спешно ли е?
Спешността за съжаление е извън ръцете ви, така че ако имейлът е спешен, решете дали искате да се справите с него в момента или се погрижете за него, когато приключите с изчистването на входящата си поща. Аз се застъпвам за последното, тъй като ще прекъснете малко стъпката си, ако преминете от отделяне на няколко минути за всеки имейл, за да се ровите в един проблем.
Справете се с почивката - при вашите условия
И какво ще кажете за останалите? Ако имейлът се нуждае от повече от пет минути отговор и не е спешен, преценете кога е най-подходящото време да се справите с него.
Обикновено се справям с имейлите, които изискват дълъг писмен отговор в края на моята поща. Или, ако имам натоварен ден, ги бумерангам на ден, в който мисля, че ще имам повече време. За съобщенията, които изискват повече работа (сглобяване на макет, извършване на някакво разбиване на номера на Excel), поставям тези задачи в моя списък със задачи и ги планирам за време, което не се изпраща по имейл в моя график.
Съвет за професионалистите: За да ускорите този процес още по-бързо, настройте имейла си така, че след като се справите с един имейл и го подадете или изтриете, ще бъдете прехвърлен директно към следващия във входящата си поща, вместо да се върнете списъка с имейли. (За Gmail можете да направите това чрез опцията Auto-Advance в Google Labs.) Това ще гарантира, че ще преминете през всичките си имейли, вместо да отделяте време да решите на кое съобщение да обърнете внимание след това!
