Колко често се случва да не успеете да преминете през списъка си със задачи?
И не, включително „Напишете списък със задачи“, само за да си подарите нещо, което да се зачеркне веднага, не се счита за печалба.
Разбира се, не винаги сте виновни - всяка пожарна тренировка, която се появи, просто продължава да прави списъка ви по-дълъг и по-дълъг.
„Твърде сме заети да преживяваме живота си, опитвайки се да задържим топките във въздуха и главите си над водата: Има ли по-добър начин за това?“, Казва Маура Томас, основател на RegainYourTime.com и автор на Personal Тайните на производителността .
Оказва се, че има - ако вземете съвет от Дуайт Д. Айзенхауер.
Популяризиран от Стивън Кови, но въз основа на принципите за производителност на бившия президент, матрицата на Айзенхауер ви помага да категоризирате своите задачи според нивото им на важност и спешност, за да можете да решите къде да насочите енергията си.
Сортирането на задачите ви в една от четирите ясно дефинирани категории, матрицата на Айзенхауер ви принуждава да оцените какво наистина е достойно за вашето време - и какво може да бъде делегирано или дори да се присвои напълно.
По-долу предлагаме примери за видовете дейности, които попадат във всяка категория. Вижте как бихте разделили списъка си със задачи; след това следвайте съветите на Томас как да се справите с всеки тип, за да можете да постигнете повече за по-малко време.
Категория №1: Важно и спешно
Помощникът ви я уведомява - а последният й ден е утре. Бърза заявка на клиента хвърля гаечен ключ в проект, който вървеше гладко. Тези задачи се считат за криза или имат критични срокове, които трябва да спазите.
Как да се справим с тях
Тъй като не можете да предвидите кога ще се появят кризи, предполагайте, че ще се случат и оставете място за тях в графика си.
„Повечето хора пренастрояват себе си, но ако нещо се обърка, всичките ви планове падат като домино“, казва Томас. Решението? Не запълвайте повече от 60% от вашето продуктивно време.
Например, ако работите от 8:00 до 18:00, оставете около четири часа в календара си празен, за да имате възможност за спешни случаи. Ако в този ден няма спешни случаи, имате късмет и можете да продължите със задачите на следващия ден.
Категория # 2: Важно, но не и спешно
Планиране на обяд в мрежа с мениджър по наемането. Вдигане на крака при планиране на семейната ваканция. Мозъчна атака на дългосрочни цели за вашия екип. Тези задачи влияят на целите ви с голяма картина, но не е задължително да имате горещ срок.
Как да се справим с тях
Повечето от тези елементи ще бъдат по-големи проекти, а не ежедневни задачи, така че разбийте всеки на крайни срокове, за да ви помогне да започнете, казва Томас.
За всички елементи, които не можете да разградите, определете определено време, което можете да работите върху тях, което ви се струва късо, така че самата задача се чувства по-малко преодолима.
Томас също предлага да включите само три важни, но не-спешни задачи в ежедневния си списък със задачи, така че да оставяте време за имейли, срещи и кризи - и винаги, когато е възможно, да работите върху тях през времето на деня, в който се чувствате най-заредени с енергия.
Категория # 3: Не е важно, но спешно
Имейли, телефонни обаждания, въпроси от колегите - това са нещата, на които трябва да се обърнете незабавно, дори и да не ви помогнат при вашите по-големи цели.
Как да се справим с тях
„Най-лесният начин да контролирате вашите разсейвания е да контролирате технологията си“, казва Томас.
Първо проверявайте имейла си на партиди само няколко пъти на ден - да речем, на всеки три часа или след като изпълните по-важна задача. За да сте сигурни, че се придържате към него, излезте напълно от имейла си, за да не се изкушите да проверявате сигналите.
Същото важи и за вашия телефон: Изключете го напълно - след това го поставете в чекмедже или с лицето надолу на бюрото си, за да не виждате сигналите.
И ако получавате прекалено много обаждания или запитвания от колеги извън периода, който сте отделили за тях, просто затворете вратата на офиса си, сложете слушалки или поставете знак „не се безпокойте“ на вашия стол или стена на кабината.
Категория # 4: Не е важно и не е спешно
Независимо дали става въпрос за регистриране на отчети за разходите, създаване на договори или за подаване на документи, „това са задачите, които няма да имат голямо влияние върху нашата работа, след като ги изпълним, но те не отминават“, казва Томас.
Как да се справим с тях
Възлагайте възможно най-много от тези задачи, като ги делегирате на младши служител или, за лични дела, виртуален асистент, предполага Томас.
Дори и да се налага да плащате за външна помощ, часовете, които получавате обратно, за да постигнете по-важна цел - като най-накрая да направите крачка в следващия голям ход в кариерата - биха могли да ви помогнат да излезете финансово напред в дългосрочен план.
Свързани: 6 души, 6 балансиращи акта: Блестящият хак за работа и живот, който ми спестява здравината
