Не знам за вас, но няма нищо, което обичам повече от добър, чист, организиран списък със задачи. Няколко лесни неща, които трябва да проверите сутринта, няколко по-трудни, но удовлетворяващи задачи за следобед и една или две бонус кутии за моите най-продуктивни дни, вибриращи с вселената.
За съжаление, това никога не изглежда моят списък със задачи. Моите елементи за действие започват с „какво трябва да направя днес“ и завършват с „какво трябва да направя в живота си“ и включват всяка малка стъпка, която смятам, че трябва да предприема между тях. Има кръгове, звезди, рисунки и най-различни цветове за маркиране. В обобщение: Това е хаос.
Решен да организирам шума, проучих куп инструменти и ресурси, за да дам на своите до-малко малко преди пролетно почистване. Моят фаворит? Методът на Айзенхауер
Ако търсите по-добър начин да управлявате списъка си със задачи, ето как работи този прост - но ефективен!
Какво е?
Методът на Айзенхауер е лесно средство за управление на времето и приоритизиране, което ви кара да задавате два въпроса за всяко едно действие: спешно ли е? Важно е? Създаден след президента Айзенхауер, за когото се казва, че е използвал метода, инструментът следва мисловния процес на неговия известен цитат: „Това, което е важно, рядко е спешно, а това, което е спешно, е рядко важно“, и организира вашите задачи в четири отделни секции.
Как да го използвам?
Първо вземете вашия луд изглеждащ списък със задачи.
След това вземете празен лист хартия и нарисувайте следния квадрант. (Но оставете текста по средата! Това е, което трябва да попълните.)
източник
След това вземете всеки елемент, посочен на този хаотичен лист хартия, и го поставете в една от четирите кутии. Те трябва да бъдат етикетирани „Спешно и важно“, „Важно, но не спешно“, „Спешно, но не важно“ и „Не е важно или неотложно“.
Какво отива къде?
Спешно и важно: Имате ли срок за EOD? Това става тук. Вашият уебсайт просто се срине? Това би отишло и тук. Имате плачещо бебе? Това също ще влезе в това поле (въпреки че от вас зависи дали искате да напишете „да се справяте с плачащо бебе“). Тази кутия е пълна с ежедневните пожари, които гасите. И освен ако не сте в кризисен PR, вие не искате твърде много в това поле. Това означава, че прекарвате повече време в реактивност и по-малко време да сте активни.
Важно, но не и спешно: Това поле е мястото, където трябва да прекарвате по-голямата част от времето си. Той трябва да включва краткосрочни и дългосрочни цели, като изграждане на мрежи, бизнес планиране и упражнения. Въпреки че маркирате тези дейности като неотложни, най-добре е да поставите времеви рамки около всяка от тях, така че да сте сигурни, че ще ги извършите.
Спешно, но не важно: Това е телефонен разговор в средата на среща или пълна входяща поща от имейли, които чакат отговори (въпреки че не са толкова важни за крайната ви цел). Това са досадните неща, които се появяват по средата на деня, които не ви движат напред толкова много, но могат да отнемат един тон време. Ако установите, че голяма част от задачите ви попадат тук, време е да изградите системи, за да се защитите по-добре. Например, поставете извън офиса за следобед, така че хората да знаят, че ще се отзовете по-късно, и кажете на майка си да не се обажда, докато сте на работа.
Не е важно или неотложно: Тогава какво правят в списъка ви със задачи? Сериозно, ако има някакви задачи в това поле, намерете начин да се отървете от тях. Ако не можете да се отървете от тях, делегирайте ги. И ако не можете да ги делегирате, компилирайте ги в групи от по четири или пет (или 10), за да отметнете по време на бавен, снежен следобед.
И за всички вас технологични наркомани, които сте събрали списъци със задачи на вашия iPhone Notes и се чудите как ще се преведе, не се страхувайте. Има дори приложение на Айзенхауер.
Знаете ли за други полезни инструменти за управление на времето или организация, които ви прекарват през деня? Разкажете ни за тях!
