Вашият Google Календар е свръхкомпонентен с тонове микропроекти? Trello отнема ли часове от деня ви? Направихте ли толкова много списъци, че дори не можете да ги поддържате прави?
Не се съмнявам, че създавате графика си с най-добрите намерения, но ако изглежда, че вашите опити да останете организирани не се отплащат, има вероятност да използвате грешен инструмент за планиране.
Повечето от популярните днес инструменти за планиране служат на една от трите цели. Уверете се, че използвате правилната за работата, която се опитвате да свършите.
1. Основен списък със задачи
Знаеш какво е списък със задачи. Този вид график е чудесен за отделните членове на екипа или за нелинейни проекти, където редът на изпълнение на задачите не е много важен.
Инструменти като Wunderlist и Any.do са страхотни за тези, които търсят нещо по-основно, тъй като имат чист потребителски интерфейс и са достъпни на множество устройства. Създавайте и запазвайте списъците си в уеб приложенията или ги управлявайте в движение от телефона си.
Използвайте го, когато приоритетът ви изпълнява несвързани цели
Списъците със задачи са прости и ясни, което означава, че можете бързо да ги планирате и модифицирате, без да изхвърляте друга част от деня си. Ако ежедневните ви задачи не зависят един от друг, това ще ви помогне да запомните какво трябва да направите, без да ви отнема много време за организиране.
Така че, ако гледате напред за уикенда и искате да си купите хранителни стоки, отидете на бягане, среща с приятели и изпратете няколко имейла; най-добрият ви залог е да запишете всички тези несвързани елементи от вашия удобен списък със задачи.
2. Графикът на Kanban
Инструментите на Kanban се фокусират върху това да ви помогнат да организирате задачи в кофи. В идеалния случай, когато задача преминава от една кофа в следваща, тя се доближава до изпълнението. Например тези кофи могат да бъдат етапи на процес или подзадачи в рамките на по-голяма задача, която трябва да завършите.
Графикът на Kanban е това, което виждате, използвано от инструменти като Trello и Google Keep. Те ви позволяват лесно да премествате елементи, да задавате срокове и напомняния и да споделяте своята времева линия с други.
Използвайте го, когато приоритетът ви преминава през много структурирани етапи
Системата с кофи ще ви помогне да визуализирате етапите в процеса и да проследявате отделни проекти, докато те се движат през тези етапи. Това не само може да ви помогне да управлявате проектите си, но също така може да ви помогне да откриете неефективност в процеса си.
Ако имате отдалечен екип от служители, работещи по различни аспекти на един и същ проект - и които проследяват напредъка чрез резултати, а не по график - това е пътят.
3. Графикът на Гант
Графикът на Гант подчертава навременността и сроковете. С този тип можете да планирате колко време трябва да продължи всеки етап от процеса и как всяка стъпка се отнася до стъпките, които идват преди и след него.
Хората, които работят въз основа на крайни срокове, често предпочитат да използват Google Календар или Instagantt от Асана. И двата инструмента ви позволяват да оцветите вашите проекти (което ми се струва невероятно полезно). Те също включват функции за плъзгане и пускане, така че лесно да пренаредите задачите си, ако се появи нещо неочаквано.
Използвайте го, когато приоритетът ви е крайни срокове
Фокусът на планирането на Гант върху навременността ще ви помогне да разградите подзадачите на по-големия си проект и да отделите нужното количество време за всеки от тях. Разбивайки времето, необходимо за завършване на проекта, ще можете да планирате по-ефективно всяка стъпка от процеса и да избегнете този стрес, който наближава.
Ако искате да сте сигурни, че всички членове на вашия екип изпълняват подзадачите на дълъг проект навреме, ще искате да използвате това.
Направете си услуга и отделете няколко минути - днес - да запишете някои от най-важните аспекти на вашия график. Не мислете за инструмента за управление на задачи, който използвате в момента: Просто запишете какво е важно в ежедневната ви работа.
След това разгледайте списъка си и определете какъв график би бил най-подходящ за вас. Имате ли нужда от система, която да обслужва повече вашите срокове или имате нужда от по-опростен списък, който не отнема час, за да планирате всяка седмица?
Просто не забравяйте да планирате навреме, за да ме чукате и да ми кажете как работи новата ви система.
