Имейлът, като всяка форма на комуникация, е лично нещо. Как проверявате, управлявате и изпращате всичко от еднолинии до електронни мисиси, често е комбинация от предпочитания и навици.
Като се има предвид, има няколко правила за рязане и изсушаване, които всички трябва да следваме, за да се възползваме максимално от електронната си комуникация, нашата производителност и нашето време. Прочетете за три често срещани грешки във входящата поща, как ви нараняват по време на работа и как да направите промяната за по-добро управление на имейлите.
Грешка №1: Оставяне на имейли във вашата пощенска кутия
Ще започна с най-противоречивия: оставете всичките си имейли във входящата си поща. Знам, че мислите, че е все едно дали оставяте имейли във входящата си поща, след като сте се справили с тях или не, но мозъкът ви моли да се различават. Изследване от 2011 г. на Института по невронауки в Принстън определи, че „когато средата ви е претъпкана, хаосът ограничава способността ви да се фокусирате“. Това важи и за вашата виртуална среда; колкото повече имейли можете да видите - дори и такива, които вече нямат значение - толкова повече време мозъкът ви ще прекарва подсъзнателно в мисли за тях.
Изследването предполага, че намаляването на затрудненото входяща поща ще ви направи по-малко разсеяни, по-продуктивни и по-способни да обработвате информация. Ако това не е добра причина да заредите тези 3679 стари имейли във вашата пощенска кутия, не знам какво е.
Как да направите промяната
Започнете да използвате входящата си поща само за нова поща. Ако сте готови с имейл, той трябва да бъде архивиран, подаден или изтрит (вижте по-долу, за да използвате кога). Винаги можете да търсите по-късно всеки имейл.
Грешка №2: Изтриване, когато трябва да архивирате или архивирате (и Vice Versa)
Затова сега, когато използвате входящата си поща само за нова поща (ура!), Въпросът е: Какво трябва да правите с целия имейл, с който сте готови?
Опциите са а) изтриване или б) файл в съответната папка (или архив за потребителите на Gmail). Много хора допускат грешката да се отклоняват твърде крайно: или изтриват всички съобщения, или запазват всички. Истината е, че здравословният баланс е най-доброто решение. Съхраняването на имейли, от които няма да се нуждаете, допринася за квотата за съхранение в имейл акаунта ви и затруднява намирането на имейлите, които сте искали да запазите, когато ги търсите. И презаличаване? Може да се окажете като моя приятел, който изтри имейла за потвърждение на полета и почти пропусна полета си.
Как да направите промяната
Когато приключите с имейл, отделете две секунди, за да помислите дали бихте искали да имате достъп до него отново в бъдеще. Ако не: Време за изтриване. Ако да: Архивирайте или попълнете файл!
Грешка №3: Използване на вашата пощенска кутия като списък със задачи
За хора, които не обичат списъци със задачи, лесно решение (или така смятат) е да използват входящата си поща като такава. Сега, когато става въпрос за стандартни задачи, свързани с имейл като „Отговор на имейла на Джери за времената на срещи“, мисля, че тези хора са мъртви. Тези задачи изобщо не трябва да са в списък със задачи, а просто трябва да им се отговори като част от нормалния ход на бизнеса.
Но за истински задачи, като „Създаване на предложение за нов клиент“ или „Наем на офис за плащане“, силно препоръчвам да намерите система от списъци със задачи, която работи за вас, и да се придържате към нея. Защо? Защото, ако искате да изпълнявате най-важните задачи всеки ден, трябва да можете да определите приоритет и да съсредоточите списъка си със задачи. Използването на входящата ви поща като списък със задачи поставя времето ви в ръцете на други хора. С всеки нов имейл идва нова задача, независимо дали ви харесва или не. Но трябва да добавите съзнателно задача в списъка си със задачи е шанс да определите дали наистина трябва да правите това в момента, вместо друга работа.
Все още не сте убедени? Джил Дъфи, Лео Бабаута и Джеси Гарнър също правят отлични случаи за това.
Как да направите промяната
Преминете през входящата си поща и издърпайте всички актуални задачи. Ако това беше единственото нещо, което прави тази електронна поща входяща, архивирайте, файл или изтрийте имейла сега. И добре, ако наистина настоявате да използвате входящата си поща като списък със задачи, опитайте Mailbox - приложение, което може да ви помогне да превърнете имейлите в задачи и да ги извадите от входящата си поща.
