Бърз въпрос: Вълнува ли се, когато поканата за среща се появи в календара ви? Предполагам, че отговорът е не. И въпреки това честите, понякога дори ежедневни, срещи са част от културата в много компании.
Мисля, че повечето пъти срещите на персонала са загуба на време. Разбира се, разбирам, че сборите от всички ръце са необходими по случай. Но през повечето време има и други, по-ефективни начини да поддържате всички във вашата компания или вашия отдел, за да ускорите какво се случва в офиса.
Ето четири неща, които следва да разгледате следващия път, когато мислите да планирате среща.
1. Прекъсванията са убийци на производителността (и потенциално печалбата)
Когато направих малко математика и разбрах, че едночасовата среща със 17 души (числеността на персонала в ShortStack, включително нашия отдалечен персонал, който се присъединява към нас чрез Google+ Hangouts) е наистина 17-часова среща, веднага направих предложение за намалете срещата на нашите служители на всяка друга седмица.
Ако искате някаква мотивация да намалите времето, което вие и вашите служители прекарвате в срещи, разгледайте MeetingCalc. Когато включите средната заплата на вашия екип плюс броя на присъстващите на срещи и след това видите цената на прекараното време, много е вероятно, че и вие ще направите някои промени. Имайте предвид, че едночасова среща със 17 служители, които правят средно 40 000 долара годишно, струва 232, 88 долара. Ако се срещате ежедневно или дори само няколко пъти седмично, тази цена се увеличава бързо.
2. Незабавните съобщения са ефективен начин за извличане на повечето новини - по-бързо
В ShortStack използваме приложение за съобщения, наречено Slack. Всеки има свой акаунт, който може да се използва за лична комуникация между служителите, а след това има канали, които включват всички членове на определени отдели.
Например, имаме „общ“ канал, по който излизат новини, които засягат всички; канал за „развитие“, където членовете на екипа на разработчиците, който включва някои отдалечени служители, споделят актуализации за технически промени и канал за „поддръжка“ за чат по проблеми с обслужването на клиенти.
И често използваме Slack вместо срещи. Например, наскоро преработихме нашия блог и той беше доста голям проект. Някои фирми може да почувстват, че е необходимо да се проведе среща, за да направят такова съобщение. Това обаче беше перфектен момент да използваме нашата „обща“ чат стая. Пуснахме бележката, че новият блог е стартиран и предлагаме на всички да го проверят. Ако това беше по-голяма промяна, да речем, промяна на платформата, която изискваше демонстрация, щяхме да имаме бърза среща на персонала. Но тъй като целият екип можеше да провери по свое време, решихме да се придържаме към стаята за чат.
(О, и ние също имаме "случаен" канал, където споделяме неща, които нямат нищо общо с работата: глупави клипове с трикове, важни новини за състоянието на брака на Джей З и Бионсе и котешки мемове, разбира се .)
3. Има и други начини за среща
Няколко членове на екипа за разработка на ShortStack се разхождат заедно всеки следобед около 15:00. Да, технически те са на среща, обсъждат напредъка на различните проекти, по които работят, но това е различно от типичната служебна среща. Знам, че това упражнение ми тече кръвта и ме кара да мисля по-добре, така че съм в пълна подкрепа за тези следобедни разходки и разговори.
Плюс това, не е рядкост екипът за разработка да работи по проекти, които не включват останалата част от офиса. Следобедните им разходки са идеалното време за тях да си говорят за тези проекти и да имат своеобразна „среща на персонала“, без да използват цялото време на другите служители за нещо, което може да не ги засяга или да ги включва.
Прочетох и изследването, което показва, че ходещите срещи увеличават креативното мислене, нещо, от което всеки би могъл да използва малко повече. И прочетох, че ходенето в група кара хората да се чувстват по-съвместни, тъй като всички се движат в една и съща посока, буквално, за разлика от това да седят около маса. (Повече за ползите от ходещите срещи, тук.)
4. Всяка среща трябва да се планира с продуктивност в ума
Има време и място за по-големи срещи на персонала. Но когато дойде това време, трябва да сте сигурни, че ще извлечете максимума от най-малко време, като имате дневен ред и може би дори ясно посочени цели. В ShortStack нашият офис асистент изпраща имейл няколко дни преди нашите срещи всяка друга седмица с молба за въпроси от дневния ред. Тогава имаме един човек от всеки отдел, който дава бърза - три минути или повече - актуализация за случващото се в съдържанието / PR, продажбите, поддръжката на клиенти, разработката и други отдели. Това е моментът, в който също така актуализирам състоянието на бизнеса и отправям мои широки искания. През повечето седмици срещата на нашите служители трае около 40 минути, макс.
Тези срещи се провеждаха всяка седмица и продължиха по-дълго, тъй като всеки човек даде своя актуализация. Тъй като намалихме честотата и дължината, забелязах също, че имаме по-импровизирани срещи сред по-малки групи. Изглежда кара персонала да се чувства по-овластен да се справи с важните и навременни неща и след това те споделят актуализации на по-голямата среща.
Любопитно ми е да знам какво всички мислите за срещите? Да или не? Продуктивна или загуба на време? Ако не сте фен, какво правите вместо това?
