През последните няколко месеца се опитвах да съставя графика на моята организация за 2015 г. Най-важното нещо, което трябваше да направя, беше да се уверя, че знам кога се случват всички наши събития. Но преди да успея да ги нанеса в календара си, първо трябваше да придобия представа какви събития наистина трябва да планирам.
За нестопанските организации събитията, които сте домакин, са основните начини, по които вашата общност ще взаимодейства с вашата организация. И така, жизненоважно е те да ви представят добре. Прибързано събраното събитие ще изглежда - и ще изглежда, че вашата организация е некомпетентна. За да сте сигурни, че сте домакин на най-добрите възможни събития, важно е да дадете приоритет на събитията си и да ги планирате да бъдат възможно най-ефективни.
През последните 10 и повече години, прекарани в работа с нестопански организации, разработих четири основни въпроса, които да си задавам, преди да реша да планирам събитие.
1. От какво се нуждае нашата организация от това събитие?
По принцип, защо обмисляте да бъдете домакин на това събитие на първо място? Опитвате ли се да съберете пари? Ако да, колко? Опитвате ли се да срещнете нови привърженици или да изградите нови връзки? Ако не става въпрос за набиране на средства, може би се опитвате да привлечете нови клиенти или да образовате хората, които вече са част от вашата организация, за нова инициатива.
Ако това събитие не прави нищо за вас, защо го правите? Трябва да установите какъв дял има вашата организация в резултатите от събитието, преди да отделите време и ресурси за това. Това също ще ви помогне да дадете приоритет на събитието в контекста на всички ваши други дейности.
2. От какво се нуждаят вашите гости от това събитие?
Въпреки че първо трябва да обмислите нуждите си, събитието всъщност е за вашите гости. За да постигнете целите си (които сте очертали с помощта на въпроса по-горе), трябва да примамвате участниците да взаимодействат с вас по правилния начин.
Говорете с минали и потенциални гости за това какво им харесва във вашите събития и какво биха искали в бъдеще. Харесват ли им да се чувстват като „вътрешен човек“ или да бъдат публично признати за своята щедрост? Някои биха могли да кажат, че обичат силни, оживени събития; други може да предпочетат по-мека нощ. Бонус предимство на тази стратегия е, че хората, които интервюирате, определено ще искат да видят как сте приели техните съвети на следващото си събитие.
3. Как ще направим това?
Сега, когато имате усещане за това, от което ще се нуждаят вашите гости, трябва да помислите как да им дадете това, което искат. Например, ако вашите гости трябва да имат по-добро разбиране на вашата програма, може би решите да накарате клиент да говори по време на събитието за неговия опит от тази конкретна програма или покажете видео и разпространявате материали за четене за вашия модел. Или, ако имате основна цел за набиране на средства и публика, забавляваща забавление, може би начинът, по който трябва да тръгнете, е търгът на живо.
Тъй като това е само контур, не е необходимо да се гмурнете твърде дълбоко в детайлите или да се ангажирате изцяло с нищо. Ако обаче осъзнаете, че нямате капацитет да направите събитие, което да отговаря на нуждите на вашата организация и гости, сега е моментът да разберете това. Не е задължително да бракувате идеята, но този въпрос ще ви помогне да разберете дали трябва да намалите размера или да наберете допълнителна помощ.
4. По какво се различава това събитие от другите събития?
Няма нищо по-лошо от това да отидете на едно и също събитие два пъти за една година - и нищо не може да бъде по-скъпо за домакина. Ако откриете, че планирате разходки за обяд, вечеря и голф за същата група донори през същата година, можете да очаквате умора на донорите и намаляваща възвръщаемост на инвестициите. Вместо това помислете за планирането на едно голямо събитие за изстрелване на тези донори, а след това и на по-малко събитие за вашите перспективи или най-добри доброволци.
В действие
За да ви помогнем да започнете, ето примерна стратегия за събитие, което наскоро събрах, използвайки тези четири въпроса:
Какво ни трябва?
- Повишете 50 000 долара
- Надградете пет донори
- Привлечете 10 нови дарители, три на $ 5K или по-високи
- Представете нова капиталова кампания
От какво се нуждаят гостите?
- Да се чувстват уверени, че парите им се инвестират разумно
- Шанс да видите програмата от първа ръка
- Обосновка, за да се даде повече - извън цената на билета
Как ще направим това?
- Ангажирайте борда на директорите да кани нови дарители
- Настройте обеди преди събития с текущи донори, които да надстроите
- Поканете участник в програмата да говори
- Наемете нов дизайнер за покана и програма
- Нахранете ги добре - помислете да попитате местни готвачи
- Настройте възможност за предаване на текст
- Наемете група
- Увеличете покритието в печата
Как се различава това събитие?
- Единствената ни вечеря за сядане
- Само събитие, насочено към нашите основни донори (60 -70-те години, предимно пенсионирани, предимно минали или настоящи доброволци)
- Само събитие, на което обикновено присъстват всички членове на борда
- Обикновено се планира за пролетта, едновременно с дипломирането на клиента
Планирането на събития може да бъде изтощителна, отнемаща време задача - още повече, ако вашите събития действително отговарят на вашите цели. Задайте си обаче тези четири въпроса и ще можете да определите по-добре стратегията си за събитията и да определите кои от тях са наистина необходими и полезни за вашата организация.
