Досега ще приема, че сте добре запознати с тези основни етикетни етикети. Знаеш ли, неща като винаги включващи тема и устоявайки на изкушението да съблюдаваш всяко топло тяло в офиса ти.
Да, тук ще ви дам полза от съмнението. Но това означава ли, че мисля, че вашите съобщения са безупречни? Абсолютно не.
Има няколко грехове по електронната поща, които не са толкова често повтарящи се, но все още са също толкова достойни. И вероятно е просто да сте виновни, че сте ги извършили (ей, аз съм там с вас!) - независимо дали сте били наясно с това или не.
Ако откриете, че се изчервявате при споменаването на един от тези изкуствени пасове? Е, приятелю, имейлите ти все още имат място за подобрение.
1. Игра на „Горещ картоф“
Гордеете се, че сте напълно над входящата си поща - входящите съобщения никога не продължават без отговор от вас.
Чудесно е, че се ангажираш да бъдеш толкова отзивчив. Но е важно да вземете предвид и качеството на това, което изпращате. Вашите отговори всъщност тласкат ли разговора напред? Или изстрелвате къси (а може би дори и напълно безполезни) съобщения в опит да сложите топката в корта на другия човек и да се доближите до една стъпка по-близо до тази неуловима входяща нула?
Често хората откриват, че попадат в тази последна категория. За съжаление, тази неистова игра на горещ картоф по имейл е напълно контрапродуктивна.
Как да се подобри
Знам, че натискът да се върна при хората може да бъде висок и не се опитвам да ви кажа да оставите съобщенията да останат без отговор.
Вместо това, ако не сте в момент, в който можете да предоставите висококачествен отговор, изпратете кратка бележка, в която заявявате, че го разглеждате и ще се върнете с по-подробен отговор веднага щом го получите.
Тази стъпка елиминира натиска от необходимостта да се отговори незабавно, като същевременно ви дава време да отделите адекватно внимание на това съобщение.
2. Показване на вашето чувство за хумор
Никой не иска да звучи като безжизнен робот по имейл. И, повярвайте ми, определено оценявам онези чудовищни и бетонни бележки, които пристигат във входящата ми поща.
Въпреки това няма гаранция, че другите получатели ще се чувстват по същия начин. Трябва да запомните, че в писмените съобщения липсват невербални и други контекстни сигнали, които обикновено помагат на вашия хумор да се приземи.
Така че, важно е да познавате аудиторията си, преди да овкусите имейла си с това, което съм сигурен, че е вашето звездно чувство за хумор. Ще се радвам на онзи страхотен GIF на куче в купон за парти. Членове на вашия съвет? Може би не толкова.
Как да се подобри
Тук отново е важно разбирането на получателя ви. Но ако почувствате дори и съмнение за това как ще бъде получена вашата забавна шега или забележка, изтрийте я.
По-добре сте сигурни, отколкото съжалявате, и все още можете да бъдете приятелски настроени и персонални в имейла си - без рутината за готовност!
3. Включване и включване
Знам, че това може да изглежда фина линия за ходене. Чувате толкова много бъбривост за онези страховити срещи, които биха могли да се случат по електронната поща, че е лесно да се почувствате под натиск, за да избегнете принуждаването на всякакви разходи.
Но този опит да се прескочи всички контакти лице в лице често води до някои дългосрочни имейли. Преди да го знаете, сте извадили шедьовър от 3000 думи, който се потапя в един-единствен детайл от тази предстояща търговска презентация. Сигнал за спойлер: Никой няма да го прочете.
Как да се подобри
Понякога по-дългите съобщения са неизбежни. В тези случаи неща като куршуми, кратки параграфи и подглави могат да помогнат да се поддържат нещата организирани и лесни за смилане.
Но като се има предвид, че идеалната дължина е някъде между 50 и 125 думи, всичко по-дълго от това може да гарантира среща или телефонен разговор.
4. Въведете имейл, който не бихте искали някой друг да вижда
Има невярно чувство за поверителност, което идва заедно с вашата пощенска кутия. Предполагате, че планираният получател ще бъде единственият, който вижда този мрачен коментар за вашия шеф.
Слушайте много внимателно: Не само това е грубо, но и е рискован бизнес. Независимо дали става дума за евентуален проблем с технологията, снуд HR отдел или дори с клюкарски колега, шансовете са добри, че вашите не толкова приятелски забележки в крайна сметка ще го направят в грешните ръце или пред грешните очни ябълки.
Как да се подобри
Тази, която просто трябва да спрете - студена пуйка.
Ако се изкушавате да напишете нещо леко неоцветено (дори шеговито!) В съобщението си, попитайте си това: Каква би била реакцията ви, ако някой (като шефът ви или друг колега) видя този коментар?
Ако получите най-малкото притеснение при мисълта, време е да натиснете клавиша за обратно пространство.
5. Да сте женен за вашата пощенска кутия
Добре, тази последна грешка всъщност няма нищо общо със съдържанието на съобщенията, които изпращате. Но все пак е важно да бъдем наясно.
Отново желанието да управлявате активно пощенската си поща е страхотно качество (всички тези хора с хиляди непрочетени имейли, които просто излизат, ревнуват от ангажимента ви, сигурен съм!). Това обаче не ви дава безплатен пропуск, за да държите очите си залепени за телефона по време на вечеря, среща, ваканция или сватба (да, виждах, че се случва).
Натрапчивата ви обобщена входяща поща ви принуждава да пропуснете истинските разговори и преживявания, но също така е наистина небрежна към хората, с които прекарвате време.
Как да се подобри
Отговорът тук е прост: Поставете телефона си. Знам, изглежда невъзможно. Но както научих в този експеримент, това е повече от заслужава.
Ето добрата новина: Всички тези изкуствени пасове са неща, които можете да разрешите, при условие че сте готови да научите и промените навиците си. Не ви е предопределено цял живот да бъдете пълна проверка по имейл.
Приложете този съвет (и докато сте в него, разчитайте на тези основни етикетни етикети!) И ще сте на път да засилите вашата електронна игра поредното ниво.
