Нека ви разкажа една история: Някога служител имаше много важна дата след работа. Те тъкмо щяха да изключат монитора си и да облекат палтото си, когато техният колега спря, като поиска „две секунди“ от времето си. Служителят каза сигурно, защо не, биха могли да спестят две секунди. И тези "две секунди" се превърнаха в половин час среща, която включваше няколко стъпки и остави служителя неистово да се извинява на датата си, че се появи късно.
Разбира се, измислих тази конкретна история, но тя не е далеч от реалността. Всъщност това се случва непрекъснато в моя офис - и извън офиса също.
Проблемът е в начина, по който говорим за времето. Обичаме да мислим, че заявките ни са кратки, лесни или изискват малко усилия, но тъй като никога не се уточняваме колко точно време ни е необходимо, за да направим нещо, обикновено всичко отнема повече време от очакваното.
Така че, ако искате да започнете да напускате работата навреме (и като цяло да управлявате графика си по-добре), трябва да спрете да оставяте хората да се разминават, като ви кажат следното:
1. „Имам нужда от това до края на деня“
Попитайте трима души във вашия офис какво означава „края на деня“ за тях. Имали ли са същия отговор?
Направих това с колегите си и получих следните три отговора:
- 17:00 (час преди да напуснете работа)
- 18:00 (когато всъщност напуснете работа)
- 12 AM (когато денят физически приключи)
Въпросът е, когато някой ви каже да получите нещо към тях до края на деня, това може да означава всичко.
Проследяване с
Това е мястото, където едно обикновено даване на една и съща декларация на страница може да направи чудеса: „Определям края на деня като 17:00 - това работи ли за вас?“
2. "Можете ли да ми го получите веднага?"
Отново ASAP може да означава различни неща за различни хора. Това предполага спешност - и въпреки това, често го използваме, когато нещо наистина не е толкова спешно.
Проследяване с
Напомнете на човека, че не просто седите безделно и чакате пожари, като споменавате как това се вписва във вашите приоритети. Ако това е наистина ASAP ситуация, вярвайте, че те ще ви уведомят.
Опитайте: „Въз основа на моя график мога да ви го свържа до 10 ч. В сряда. Ако мислите, че ви трябва по-скоро, мога да го направя! Но ще трябва да пренастроя приоритетите си, за да се случи това. "
3. "Това ще отнеме само две секунди"
Да си признаем: нищо не отнема две секунди. Дори кихането отнема повече време от това.
Проследяване с
Нещо по реда на: „Така че, ако наистина е бърз разговор, мога да го проверя сега, но ако не, може ли да изчака?“
4. „Бърз въпрос за вас …“
Ако четете моята история по-горе, знаете, че бързите въпроси рядко са бързи.
Проследяване с
Същото като по-горе, попитайте ги точно колко време може да отнеме въпросът им.
5. "Изпълнявам пет минути късно, съжалявам"
Вероятно е този човек да не пристигне точно за пет минути.
Проследяване с
Вземете представа къде се намират и дали си струва да ги чакате: „Бихме искали тази среща да приключи до 16:00 - къде сте в момента и трябва ли да започнем без вас и да ви настигнем по-късно?“
Това върви и в двете посоки. Ако се хванете да използвате този език, принудете се да изясните. Тъй като колкото повече започнем да говорим за времето в реалистичен план, толкова по-добре можем да работим заедно, за да управляваме очакванията на един друг.
