Има няколко неща по-смущаващи от прекарването на часове в писане (и изтриване и пренаписване) на перфектния пет-изречен имейл - и след това не получаване на очаквания отговор. Мислехте, че мениджърът ви ще бъде развълнуван, но вместо това тя звучи, добре, досадно.
Какво стана? Изпратихте ли съобщението си в неправилния момент? Не направихте ли молбата си достатъчно ясна? Твоят поздрав беше твърде приятелски настроен? Изпусна ли грешната вибрация?
Изненадващо е, че въпросът може да се сведе до нещо много по-просто: няколко думи. Думи, които е много вероятно в имейл, който вече сте изпратили днес.
Наскоро написах статия за думи, които създават грешно впечатление в имейлите и бях шокирана от това колко професионалисти (особено работодатели и наемащи мениджъри) ме туитваха с още предложения, които да добавя към този списък.
Кои бяха някои от най-разпространените думи, които изрекоха? Прочетете ги и плачете.
1. Също
Признавам го: имам пристрастяване към думата „също.“ Стигна се дотам, че трябва да направя специална корекция на имейлите си, за да се уверя, че не съм я включила повече от веднъж във всяко съобщение. Използването на „също“ твърде често може да ви се струва, че прекалявате с исканията си и ако сте в края на получаването на всички тези елементи на действие, може да бъде превъзходно да решите с какво да се справите първо.
Думите за преход са необходими за имейлите, така че какво да прави подател на имейл? Няколко от любимите ми алтернативи включват „в допълнение“, „освен това“, „надграждане върху това“ и „върху друга бележка“.
2. Вероятно
Подобно на "дано" (за което говорих в другата статия), тази дума добавя известна несигурност към това, което казвате, когато не трябва да бъде.
Например, вместо да изпращам имейл, казвайки: „Вероятно бих могъл да го направя днес до 17 ч.“, Бъдете по-конкретни с вашия срок. Извадете напълно „вероятно“. Или, ако наистина не сте сигурни дали ще приключите до крайния си срок, дайте си нов срок или поне малко повече гъвкавост. Дори да казвате, че ще бъдете готови до „края на днес“ или „до утре, когато пристигнете в офиса“, звучи много по-ясно, отколкото „вероятно“. Най-лошият сценарий: Вие надценявате необходимото време и доставяте стоките рано. В историята на работата никой никога не се е оплаквал от това.
3. Опитайте или опитайте
Веднъж Йода каза: „Правете или не, не се опитвайте“ и той имаше добра точка.
„Опитайте се“ или „опитвате“ попада под същата територия като „вероятно“, тъй като това не дава никаква индикация, че се чувствате уверени в това, което правите. Всъщност няколко работодатели, които туитваха, посочиха, че когато служител използва някоя от двете фрази, те просто приемат, че той или тя не могат да направят това, което е поискано, период.
Наистина ли искате шефът ви да се съмнява във вас заради една-единствена дума? Позволете ми да ви отговоря за това: Не. Следващия път, когато се окажете, че използвате „пробвам“ в имейл, извадете го. Ако наистина не сте сигурни дали можете да го направите или не, попитайте се защо - ако е така, защото ви липсва жизненоважна информация или конкретни умения, свържете се със съответните страни и разберете какво трябва да спечелите или постигнете, за да превърнете вашия „Опитайте“ в „направи“. Ако това не е възможно, вашият мениджър ще иска да знае веднага. Докато обяснявате защо (пример: „Нямам разрешение за достъп до споделеното устройство“), той или тя ще разбере и или ще ви помогне да премахнете препятствието, или просто да зададете отново задачата.
4. Честно
Ако някоя дума се състезаваше с „буквално“ за най-често използвания термин, „честно“ щеше да е там горе. Хората го поръсват в имейли през цялото време като пълнител и след известно време стремежът да покажеш честност започва да се чувства неистински - все едно пускаш някого в голяма тайна, това изобщо не е тайна.
Честно казано, изрежете го.
5. Мислете
Хората говорят за квалифициращи фрази през цялото време („Не съм сигурен дали това е добра идея, но…“), но тази, която изглежда често изскача, е „Мисля, че …“ Всъщност не съм мислила за тази докато мениджърът по наемането не ми го туитира, затова преминах имейли от служителите си, за да проверя дали е вярно.
Със сигурност, ето. „Мисля, че трябва да продължим напред.“ „Мисля, че трябва да седнем и да поговорим за това.“ „Мисля, че се приближаваме.“ Имаше няколко имейла, в които хората използваха тази фраза нагоре три пъти в един параграф. И докато забелязах и двата пола да го използват, жените са склонни да пишат "мисля" много по-често.
Следващия път, когато изпращате съобщение, просто пуснете „Мисля, че …“ и споделете мнението си. В крайна сметка, ако имейлът идва от вас, на кого и да го изпращате, веднага ще ви приписва всякакви мисли в него!
Казват, че по-малкото е повече и аз честно казано смятам, че вероятно опитът да съкратите имейлите ви също е най-добрият начин. Вижте какво направих там?
