Случвало ли ви се е да почувствате това ужас в късния следобед, когато погледнете работата, която сте свършили досега, и си помислите: „Защо това ми отнема толкова повече време, отколкото трябва?“ Тогава, когато денят свърши само час или два по-късно, вие сте неудачни, че не сте го похарчили по-продуктивно. Бил съм там. Няколко дни имах чувството, че работя толкова усилено, но бях свършил много малко.
След това, един ден ме удари: Има голяма разлика между това да си зает и да си продуктивен. Да, да, всички сме чували това и преди. Но наистина ли сте го обмислили и обмисляли ли сте онези пъти, в които седите за компютъра си по цял ден, но не свършвате много с какво да го покажете?
Да? Ето най-честите причини това да ви се случва (отново и отново):
Проблем 1: Вие задавате твърде много приоритети
Кой не е отговорил на „Как си?“ С „Зает!“ Не е толкова липсата на приоритети (което по-често води до безделие), но и прекалено много от тях. Когато поставите същия акцент върху работата, семейния живот, обяда, упражненията, мотаенето с приятели, доброволческата дейност, актуализирането на профилите си в социалните медии, четенето на три вестника всяка сутрин - в крайна сметка започвате много проекти и завършвате много малко.
Решение: Изрежете списъка си
Самата дума „приоритет“ означава, че сте решили, че нещо е по-важно от всичко останало. Превод: Не можете да имате 20 „приоритета“. Наличието на само три или четири важни елемента в списъка ви ще ви помогне да постигнете много повече. Ще започнете да виждате, че производителността се измерва с това колко реална работа вършите по няколко проекта, а не колко повърхностен напредък се постига по много. Имате проблеми с идентифицирането на това, което трябва да поставите на първо място? Тази статия е чудесна отправна точка.
Проблем 2: Опитвате се да се включите във всички срещи
Винаги ли закъснявате и променяте времето за срещи (или ги отменяте напълно!) В последния момент? Вероятно, защото прекалявате с ангажиментите и се опитвате да го балансирате, като притискате ангажименти в реалистични времеви интервали. Знаете какво искам да кажа: Резервирайте три срещи за връщане назад към само с пет минути между всяка, въпреки че разговорите могат да свършат и вие отивате от единия край на офиса до другия. Изглежда, че се възползвате максимално от времето си, но в крайна сметка вие сте толкова заети, че сте пропуснати ценни възможности за действително придвижване на проект напред.
Решение: Кажете „Не“ повече
Първата стъпка тук е да признаем, че „не“ не е най-лошото, което можеш да кажеш. Всъщност „Да, ще бъда там“, последвано от „Съжалявам, бягам с 20 минути!“ Всъщност прави по-лошо впечатление. Ако прекарате целия си ден в разбъркване от една среща на следваща, а след това губите време да се извинявате и обяснявате, ще приключите следобеда изтощен и чувствате, че не сте изпълнили всичко, което сте си поставили за цел.
Бъдете честни със себе си относно крайните срокове, необходимото време за ангажиране, как се вписва вашият умение и подобни подробности, за да определите на какво трябва да отделите времето си. Ще се научите да казвате „да“ стратегически, вместо да казвате „да“ на всичко.
Проблем 3: Постоянно се разсейвате от Интернет
Колко време мина откакто проверихте своя имейл или Facebook? Бъдете честни: Отварят ли се тези сайтове в друг раздел тази секунда? Всъщност средният човек има пет акаунта в социалните медии и прекарва почти два часа в тези мрежи всеки ден. Имайки предвид факта, че повечето хора работят осемчасови дни, това е почти една четвърт от деня ви!
Решение: Практикувайте самоконтрол (или, По-реалистично инсталирайте приложения, за да ограничите използването)
Крайният начин да се предпазите от разсейване онлайн е практикуването на самоконтрол. Ако работата ви не изисква да сте постоянно достъпни по имейл, задайте определено време, за да ги проверите, за предпочитане не по време на вашите „златни часове“. За мен това е следобед, когато започвам да се чувствам уморен от писане и да се боря за останете мотивирани. Тогава прекарвам около 30 минути, отговаряйки на несъществени имейли, които пренебрегнах по-рано, обръщайки се към социалните си новини и четене на няколко публикации в блога.
Разбира се, няколко дни просто искам да седя на имейл и да проверявам Facebook и да не правя нищо друго. В този момент ще използвам блокираща система, която ми пречи да влизам в определени уебсайтове през определеното време на деня. Харесва ми плъгинът на браузъра Focus, но има безброй други блокиращи системи, безплатни и платени, които ще свършат работа.
Проблем 4: Вие имате много задачи
Прескачането между задачи, гледането на дълги списъци със задачи и опитите за изпълнение на множество задачи наведнъж водят до натоварен живот. Трудно е да се направи нещо, когато се опитваш да направиш всичко наведнъж. Когато толкова много се случваш около теб, не е чудно, че се чувстваш сякаш се давиш.
Решение: Опитайте друга стратегия
Въпреки че са необходими няколко допълнителни минути на предния край, подхода към всяка задача с фокус и яснота ще доведе до по-добър краен продукт. Всеки път, когато се почувствате изкушени да преминете към друга задача, запитайте се: Добре ли е да превключите режимите в момента? Трябва ли да си почивам? Или съм в зоната в момента и просто си позволявам да се разсейвам от моя непрекъснато нарастващ списък със задачи?
Имайки предвид това, което знаем за многозадачната загуба на време, вероятно е по-добре да изпробвате метод за производителност като техниката Помодоро или Методът на действие, ако чувствате, че трябва да постигнете много различни неща само за няколко часа.
Проблем 5: Очаквате производителността просто да се случи
Съжалявам, но не е толкова просто. Ходенето на работа и производителността изглежда е невярно идентифицирано като синоними. Хората приемат, че когато влязат през вратата, ще се почувстват магически мотивирани да свършат нещата.
Решение: Намерете система, която работи за вас
Има повече от един начин да организирате списък със задачи. Дори и различните програми за планиране имат различни цели (известен също като това, че не само използването на Wunderlist за записване на всяко едно нещо на ума ви не е най-ефективният начин за справяне с всички проекти).
За да разберете дали дадена нова система работи, водете дневник за производителност, където проследявате кое време от деня сте работили най-добре, какво ви помогна да свършите различните си задачи и как се чувствахте, когато напуснахте офиса. С течение на времето можете да погледнете назад, да намерите модели и да определите къде са необходими подобрения. Има толкова много системи и приложения там, че просто трябва да има такава за вас. Независимо дали е толкова основно като възпроизвеждане на околен шум в слушалки, блокиращи шума, или толкова сложно, колкото множество добавки в браузъра.
Производителността е само толкова добра, колкото и усилието, което сте готови да вложите в нея. Но както треньорът по баскетбол Джон Уудън казва: „Не сбъркайте активността за постижения.“ Когато се включите в работата, за да станете по-продуктивен индивид, имайте предвид крайната цел: Трябва да вложите време и усилия, за да направите всички съветите и триковете, които чувате, работят за вас.
