Повечето хора приемат, че срещите са част от работата, но това не означава, че им се радва. Както показва тази инфографика, мениджърите прекарват между 35-50% от времето си в срещи и до четири часа седмично само за актуализации на състоянието. И същите шефове смятат 67% от срещите за провали.
Опитайте, колкото може да избягате от тях, те също са изключително важни за вашата кариера. Срещите са професионален етап - там другите виждат вашата лидерска способност. Как да прецените мнението си, да се справите с трудни въпроси и да улесните дискусията говори много за вашия капацитет. Хората използват това време за оценка и преценка на другите. Дори да седите спокойно и да слушате, изпращате съобщение.
Независимо от причините, поради които се борят със срещи, здравите специалисти знаят, че трябва да намерят начин да ги използват, за да спечелят и разширят доверието си. Вместо да се опитвате да издърпате или да висите назад, ето пет начина да извлечете максимума от всяка среща, на която сте.
1. Вземете своя глас в стаята рано
Динамиката на срещите се установява рано от най-гласните лектори. Затова се стремете да говорите в първите пет минути, за да проявите увереност и да утвърдите своя глас. Не само, че имате полза от това да изкарате идеите си там, докато всички са все още свежи и обръщат внимание, вашите коментари също е по-вероятно да бъдат споменати по-късно, като ви предоставят други отвори, които да бъдете чути.
2. Надграждайте мислите на другите
Диалогът в срещите може да продължи бързо, като идеите се изхвърлят бързо. Ако други хора вземат точките, които сте искали да кажете, може да почувствате, че трябва да изчакате наистина оригинална, творческа мисъл, за да се изкажете. Но това е висока лента и може да ви държи в кулоарите (може би за цялата среща).
Вместо това забележете какво казват другите и потърсете общи теми, които могат да продължат разговора. Това може да бъде толкова просто, като казвате: „Чух трима души да споменават модификации на продукта, как би могло да изглежда това?“ Или „Ако направим крачка назад, единствената точка, на която се забиваме, е времевата линия.“ може също да бъде полезен начин да попречите на хората да говорят един друг и да ги насърчите да намерят области на съгласие.
3. Задавайте мощни въпроси
Една често срещана критика на срещите е, че те имат твърде много разговори и недостатъчно слушане. Когато хората са прекалено фокусирани върху извличането на куп идеи, можете да се разделяте, като насърчавате групата да се слушат един друг. Това е роля, която рядко се играе, но е необходима и оценявана - тя показва увереност да накара всички да направят пауза и да размишляват.
Един прост начин да направите това е да задавате мощни въпроси. Това са въпроси „как“ и „какви“, а не „защо“. Тъй като те не поставят хората в защита или не се задълбочават в намирането на факти, те насърчават хората да се отворят и мислят експанзивно.
Например, можете да попитате:
- Кой е най-важният аспект на това решение?
- Как ще измерим успеха на това?
- Какво се различава от това предложение от това, което сме опитали преди?
- Какви са темите, които виждате да се появяват?
4. Бъдете подготвени (но останете гъвкави)
Ако се подготвяте за срещи, веднага влизате от позиция на сила. Това би могло да означава четене на дневния ред, предварително проучване или предварително измисляне на идеи.
Повечето от нас знаят, че ако искаме да изградим доверие, съвместната ни мисли преди време ще ни помогне да се покажем с увереност. Трябва обаче да вземем предвид и променливостта на срещите. За цялата ни подготовка всъщност е по- вероятно нещата да не вървят точно както е планирано при толкова много хора и фактори, които участват (изчерпване на времето, технологията не работи, ключови играчи не се показват).
Така че, двамата трябва да се подготвите за срещата и да се подготвите да бъдете гъвкави.
Например, ако имате предвидени 15 минути за представяне, подгответе както пълна, така и съкратена презентация, в случай че времето ви се съкрати. Ако правите проучвания по темата на срещата, също така изследвайте тангенциални теми, които могат да възникнат. Ако темата, която искате да адресирате, бъде хвърлена под масата, попитайте дали можете да се свържете отделно с участниците, за да обсъдите допълнително.
Подготвянето показва вашето стратегическо мислене, а гъвкавостта показва, че сте бързи на крака - и двете ключови качества на страхотен лидер.
5. Подчертайте следващите стъпки
В треньорската ми работа най-голямото оплакване, което чувам за срещите, е, че от тях нищо не се случва. Разбира се, всеки знае, че трябва да приключи с раздаването на отговорности, но всъщност малцина го правят. Тъй като искаме нашето време за срещи всъщност да е полезно, е полезно, когато някой поеме инициативата, да поиска следващи стъпки и задачи, преди да го прекрати.
Ако провеждате срещата, това е лесно. Ако сте просто участник, това може да се почувства по-трудно.
Не позволявайте това да ви спре. То показва лидерството да заявява: „Не ми е ясно какви са следващите стъпки за всеки от нас; би било полезно да уточним, преди да приключим. ”Можете дори да предложите да проследите следващите стъпки за групата, ако е подходящо, което ви дава допълнителна възможност за говорене за следващата среща.
Макар че никога няма да се радвате на предстояща среща, като ги използвате като възможност да се натъкнете на повече като лидер, те ще започнат да се чувстват по-ценни (и по-продуктивни).
