Каквито и да са данните, които имате, a електронна таблица, като Excel, е страхотно място за съхранение. Excel има вградени инструменти, които ви помагат да следите данните и да намерите конкретна информация, когато искате. С стотици колони и хиляди редове електронна таблица в Excel може да съдържа огромно количество данни.
Освен това, Excel е по-лесна за използване, отколкото пълна програма за бази данни, като например Microsoft Access. Данните могат лесно да се въвеждат в електронната таблица и само с няколко щраквания на мишката можете да сортирате данните си и да намерите това, което искате.
Въвеждане на данни в таблици в Excel
Основният формат за съхраняване на данни в Excel е таблица. В таблицата данните се въвеждат в редове. Всеки ред е известен като запис. След създаването на таблицата, инструментите за данни на Excel могат да се използват за търсене, сортиране и филтриране на записите, за да се намери конкретна информация.
Въвеждане на данните от таблицата ви
Първата стъпка в създаването на таблица е да въведете данните. Когато правите това, е важно да се уверите, че то е въведено правилно. Като пример, не забравяйте да не оставяте празни клетки при създаването на таблицата си, такова действие може да доведе до проблеми в бъдеще.
Грешките в данните, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно в началото, програмата е по-вероятно да ви върне резултатите, които искате.
Редове и колони в Excel
Редове в таблица
Както бе споменато по-горе, редове от данни са известни като записи. При вписването на записите се спазват тези указания:
- Не оставяйте празни редове в създадената таблица, дори между заглавията и първия ред данни.
- Записът може да съдържа данни само за един конкретен елемент.
- Записът трябва да съдържа и всички данни в списъка за този елемент. Не може да има информация за елемент в повече от един ред.
- За да създадете списък, таблицата с данни трябва да съдържа най-малко две записи на данни.
Колони в таблица
Докато редове в таблицата се наричат записи, колоните са известни като полета, Всяка графа се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа; тези заглавия се наричат имена на полета.
- Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис се въвеждат в една и съща последователност.
- Уверете се, че всички данни в колона са въведени с един и същ формат. Ако започнете да въвеждате числа като цифри (като например 10 или 20), запазете го. Не променяйте частично и започвайте да въвеждате номера като думи (като например десет или двадесет). Да бъда постоянен.
- Не оставяйте празни колони в таблицата.
- За да създадете списък, таблицата трябва да е с ширина поне две.
Създаване на списък в Excel
Използване на опцията за филтриране
След като данните са въведени правилно в a маса с подходящи заглавки, може да бъде преобразуван в списък използвайки филтър опция.
- Изберете всяка една клетка в масата.
- Избирам Начало> Сортиране и филтриране> Филтър от раздела Начална страница.
- Сега в таблицата ще се показват малки стрелки с падащо меню до всеки от тях.
Управление на списъците с данни
- Ще има стрелки надолу до всяко име на поле, което отваря падащите менюта, когато сте кликнали върху тях.
- Падащите менюта съдържат опции за сортиране на списъка по което и да е от имената на полета и търсене в списъка за записи, които отговарят на определени критерии.
