Подаването на отчети за разходите се нарежда точно до там с коренови канали на моята забавна скала. Въпреки факта, че моята компания законно ми дължи много пари, почти винаги се страхувам да подавам тези отчети.
Това вероятно има своите корени в първата ми работа извън колежа, когато попитах шефа ми за някои насоки за това какви разходи са подходящи за предстоящо командировка. Тя просто каза: „Използвайте най-доброто си решение“.
Хм, благодаря. Като се има предвид, че никога не бях в командировка, имах чувството, че най-добрата ми преценка вероятно се различава от нейната.
Но, мисля, че това беше въпросът. Когато станах мениджър и служителите ми ми зададоха същия въпрос, установих, че давам същия неясен отговор. Исках да тествам служителите си, за да видя как се справят без надзор - ако се разкашлят и измъкнат стотици долари на алкохол една нощ, бих могъл да поставя под съмнение уменията им за вземане на решения (и да, може и да ги предам повишение на мястото на човека, който се справи разумно с предизвикателството).
Моралът на историята? Когато шефът ви каже „Използвайте най-доброто си решение“, когато харчите фирмената стотинка, тя означава това. Как се справяте с разходите си ще каже много за вас като служител, а това може да повлияе и на репутацията ви с шефа ви.
За щастие, през годините съм разработил няколко трика - и те са полезни, за да помогна да се контролирам, когато събирам разписки.
Гледай и се учи
Най-добрият начин да прецените колко трябва да харчите е да гледате по-опитните си колеги. Вероятно е, че ще ядете, пиете и ще останете на едни и същи места, така че ще имате много шансове да спрете и да видите първо какво правят.
Ето един пример: Когато вие и вашите колеги се отправите към вечерята, нека всички останали поръчат първо и обърнете внимание на цената на поръчката на всеки човек. Когато е ваш ред, уверете се, че вашият избор е най-малко скъп или в същия диапазон като поръчките с по-ниска цена в групата. Не, само защото шефът ви поръчва филет миньон, не означава непременно, че трябва да следвате примера. Но когато пътешествениците-ветерани всички поръчат коб-салати, следвайте тяхното ръководство и шефът ви никога няма да постави под въпрос цената на вашето хранене.
А какво ще стане, ако в пътуването ви няма да има никой друг? Опитайте се да направите някои изследвания предварително. Попитайте други колеги неща като „Аз съм се насочил към Чикаго - можете ли да предложите няколко места за хапване?“ Разберете къде обикновено посещава останалата част от екипа и ще имате няколко места, за които знаете, че са безопасни за разход.
Не бъди алчен
Това вероятно изглежда очевидно, но мога да ви кажа от опит, лесно е да се почувствате, че можете да заживеете малко, когато офисът ви лети наоколо, плащате за вашия хотел и ви изпраща на фантастични вечери с клиенти. И макар че може да видите другите си хора да го преживяват, защото знаят, че някой друг ще вдигне раздела, по-добре е да сведете разходите си до минимум, когато е възможно.
Правило на палеца: Ако не бихте го купили със собствените си пари, не го разходвайте. Чаша вино с вечеря? Глоба. Чаша вино плюс три коктейла, няколко приложения и десерт? „Нуждата“ от това няма да бъде лесно да се обоснове.
Не бъди евтин
Изглежда разумно, че не трябва да прекалявате с разходите за компанията - но какво ще кажете за по-малко скъпите артикули? Можете ли да разходвате сутрешното си лате и геврек, когато пътувате за работа? Технически, сигурно, можете да поискате от вашата компания да ви възстанови 4, 67 долара, които сте платили за малко кафе и геврек, но гарантирам, че няма да спечелите точки, когато шефът ви види това във вашия подробен отчет.
Например, имах един служител да представи отчет за разходите за такса за паркиране в размер на 1 долар от клиентска среща. Шегуваш ли се? Върнах й обратно долара си, но оттогава винаги се чувствах така, сякаш се опитваше да бяга от компанията с всичко възможно.
Да, вашата компания трябва да плаща за разумни разходи, когато сте навън и за представянето на компанията, но никелирането и намаляването на разходите ви ще ви накарат да изглеждате непрофесионално и незрели, да не говорим мизерно. Ето едно добро изпитание: Ако това е нещо, което обикновено си купувате сами в обикновен работен ден, не го разхождайте (но пазете разписките си, в случай, че вашият шеф предлага да плати и за малките неща).
Винаги питай за разписки
В тази бележка, освен да поддържате разходите си в разумни граници, запазването на разписките е най-важното нещо, което трябва да запомните, когато сте на задание извън офиса. Не мога дори да преброя колко пъти съм накарал служители да подават отчети за разходите без никакви доказателства за разходите. Колкото и да мислите, че шефът ви има доверие, тя не може просто да вземе думата ви за това, че сте похарчили $ 256 за последната си командировка.
Когато попитах един служител защо тя не включва разписките си за сравнително малък разход - един, който напълно бих одобрила - тя призна, че се притеснява, че може да не одобря продукта, така че просто „забрави“ да поиска квитанция. Тя беше права: не го одобрих. Но не защото възразих срещу покупката - защото нямах доказателства, че всъщност се е случило.
Бърз съвет: Прекарайте неподвижния плик на хотела от стаята си и го дръжте в чантата или куфарчето си. Увийте голяма гумена лента около портфейла си, за да ви напомня да поискате разписката - след това я оставете в плика веднага щом я получите. И ако има нещо необичайно в разхода, напишете го на гърба, преди да го подадете.
Всяка компания и всеки шеф имат различен подход към обработката на разходите, което означава, че няма твърдо и бързо правило, което да се прилага за всяка ситуация. Но се придържайте към тези указания и шефът ви никога няма да има причина да постави под въпрос най -добрата ви преценка.
