Ако сте нови в управлението, вероятно е безопасно да се каже, че сте се борили с делегирането. Тъй като представянето на вашия екип се отразява директно върху вас, трябва да сте сигурни, че сами се справяте с всичко, нали?
Предполагам, че нямате такова време. Плюс това, екипа от хора, който управлявате? Е, имате ги с причина.
Знам, знам - трудно е да се пусне контрол. Но чрез делегиране на задачи на хората около вас, можете да им помогнете да бъдат по-продуктивни, да им предоставите възможности за растеж и да им позволите да бъдат неразделна част от постиженията на вашата компания - цялата част от работата ви като мениджър. Плюс това, като бонус, ще освободите известно време, за да сте всъщност шеф.
Ако сте контролиращ изрод, време е да се отдръпнете и да вземете някои от тези заяждащи задачи от чинията си. Ето как да се настроите за успешна делегация.
Поставете извиненията си за почивка
Ако се колебаете да делегирате, защото не мислите, че някой друг може да направи задачата „правилно“, вие не сте си свършили работата като шеф. Част от длъжностната ви характеристика е да преподавате, ръководите и обучавате служителите си, така че те да придобият умения, необходими за изпълнение на задачи, както и (или по-добре от вас).
Или може би се страхувате, че прехвърлянето на твърде много задачи ще направи вашата позиция без значение - какво трябва да правите с празен списък със задачи?
Не се тревожете и за тази ситуация. От съществено значение е да имате време за големи картини: да ръководите проектите на вашия екип, да подпомагате постигането на по-големи цели, да наемате правилни хора и да поддържате процесите безпроблемно. Плюс това, когато имате малко свободно време, ще можете да го прекарате, като тренирате членовете на екипа си един на един, което ще направи всички по-ефективни в дългосрочен план. Не забравяйте, че дори да не изпълнявате сами задачи и проекти, вие сте от решаващо значение за крайния резултат.
Изберете точния човек за работата
Това е правило №1, когато става дума за делегиране: Задайте задачи въз основа на най-добрите умения на всеки човек или - ако е подходящо - въз основа на уменията, които хората се опитват да развият. Например, ако делегирате решения за предстоящо събитие в конференцията, изберете човек, който последователно ноктите на логистиката и който е добър с доставчиците, или я задайте на лицето, което е поискало възможността да поеме по-голяма роля в планирането на събития.
Важно е също така да вземете предвид текущото натоварване на вашите служители. Може би от известно време някой не е получил голяма задача и не изглежда напълно ангажиран. Поставянето й на отговорност за следващия важен проект ще запълни времето й със смислена работа и ще й даде шанс да блести, което може да осигури така необходимия тласък на производителността. От друга страна, ако някой е претоварен с проекти, тя няма да свърши най-добрата си работа, независимо колко е велика.
Когато избраният от вас служител има умения (и време) за делегираната задача, е по-вероятно да успее - и вие ще се почувствате много по-уверени в това да я оставите да поеме.
Покажете им голямата картина
Преди да започнете да раздавате задачи, важно е да разберете какво точно възлагате. Сега, това не означава, че трябва да решите как дадена задача ще бъде изпълнена (това е, което делегирате!), Но трябва да отговорите на следните въпроси: Какво конкретно искате? Защо това трябва да се направи? Кой е най-добрият резултат? Какъв е крайният срок за готовия продукт?
След това предоставете тази информация на избрания от вас човек. Служителите са много по-успешни, когато могат да видят голямата картина, защото разбират точно как частта им ще се впише в общата цел. Оттам те могат да решат как да се справят със задачата, за да отговарят напълно на вашите (и на компанията) очаквания.
Дайте само достатъчно насоки
След като предадете задача, устойте на желанието за микроманипулация. Знам, че е изкушаващо, особено когато забележиш нещо, което би направил по различен начин, но помни: ти не си този, който го прави.
Тук има фина линия. Въпреки че трябва да отговаряте на въпроси и да се уверите, че работата се свършва, не трябва да претегляте дребните неща (поне все още не) - особено ако не ви се задават въпроси. Например, ако сте помолили някой да напише отчет, спрете се и вижте как върви. Ако тя ви попита откъде обикновено дърпате номера на продажбите, това е информация, която можете да споделите, която ще ви бъде полезна, тъй като я насочва в правилната посока. Но не се опитвайте да я преглеждате, когато „просто минавате“ или не започвайте да обсъждате второто изречение в четвъртия параграф на третата страница.
Освен това, след като делегирате, от вас зависи да се уверите, че вашият служител не използва вашите насоки като патерица. Понякога служителите се изнервят от вземането на решения и се свързват с вас на всеки етап, но им напомнете (и на себе си) защо сте им възложили проектите на първо място: Защото знаехте, че ще свършат чудесна работа. Това ще предаде, че имате пълно доверие в своя екип и това чувство на доверие ще засили мотивацията им за успех.
Проследяване с обратна връзка
Когато всичко е казано и готово, е важно да предоставите отзиви за готовия продукт на вашите служители. Слушаха ли вашите инструкции? Спазваха ли сроковете? Проектът ви ли отшумя и ви накара да се чудите защо не сте го делегирали по-рано? Или, може би сте имали някой, който е изпаднал и може да използва някаква конструктивна критика. Какъвто и да е резултатът, трябва да се регистрирате след всеки проект, за да обясните мислите си.
Трябва също така да се възползвате от възможността да поискате отзиви за уменията на вашата делегация. Дадохте ли достатъчно насоки? Наистина ли оставихте служителите си сами да се справят с работата? Какво можеш да направиш различно следващия път? Единственият начин, по който процесът на делегиране може да стане по-лесен, е да се разкрие открито какво се е случило и какво може да се направи по-добре.
Делегирането може да отвори часове допълнително време, което ще позволи на вас и вашия екип да станете експоненциално по-продуктивни. Така че, колкото искате да поддържате контрола над всяка последна задача, дайте шанс на екипа си да пристъпи към чинията. Ей, те просто може да ви изненадат! И помнете: Когато те успеят, вие си свършихте работата правилно.
