Да си признаем: шефовете не са перфектни. И понякога трябва да го знаят. Независимо дали дългите срещи на екипа на вашия мениджър са пречки на всички да преустановят работата си или ежедневните й пищящи мачове излагат на риск отношенията ви с други отдели, понякога е необходимо да споделите някаква конструктивна обратна връзка с шефа си.
А когато го направите, може да е доста страшно. Вземете очевидния страх от възмездието, за да й кажете нещо, което не е искала да чуе, и добавете нежеланите последствия да бъдете възприемани като оплаквач и имате коктейл, който да преглътнете.
Но колкото и да е страшно, има някои стъпки, които можете да предприемете, за да сте сигурни, че всеки разговор с обратна връзка е едновременно дипломатически и продуктивен.
Помислете за изгода-полза
Забелязах през годините, хората изглеждат много по-удобно да споделят мненията си, отколкото преди, когато за пръв път започнах - което може да е добро нещо. В резултат на това понякога хората казват неща, които може би са били по-добре оставени в неизвестност или поне би трябвало да бъдат казани по-дипломатично.
Когато за първи път започнах като мениджър, имах един такъв служител. Той беше светъл и страхотен работник, затова често оценявах неговата откровеност, тъй като се отнасяше до ежедневното решаване на проблеми. Но когато той ме заби пред вратата пред целия екип и ми каза, че върша задачата неправилно, бях зашеметен. В един миг той бе унищожил доверието ми с екипа (да не говорим, че разруши доверието ми).
По-лошото е, че по-късно го дръпнах настрана, за да обсъди, се оказа, че не правя нищо лошо, просто различно от това, каквото е имал техният стар ръководител. С течение на времето и двамата осъзнахме, че подходът ми работи също толкова добре, но бяха нужни месеци, за да поправя щетите върху моята увереност и авторитета ми. Цената на този коментар беше доста висока, без почти никаква полза.
Въпреки че обратната връзка е важна и за двама ви, отделете време да прецените дали вашият принос наистина трябва да бъде предоставен, как споделянето ще повлияе на вашия мениджър и дали тази информация в крайна сметка ще ви помогне или ще ви навреди. Както се казва, изберете вашите битки. Предайте отзивите, които наистина смятате, че шефът ви трябва да чуе - и го направете по правилния начин.
Да го напишеш
Да кажеш на шефа си, че не отговаря на очакванията ти, е страшно, така че не разчитайте на вашите импровизирани умения, за да ви преведете през този тип дискусии. Вместо това отделете време за събиране и записване на мислите си.
Първия път, когато се обърнах към мениджър по проблем, който срещах с представянето му, реших, че мога просто да го разчупя и не си направих труда да записвам бележки. Около 30 секунди в разговора дълбоко съжалих за този надзор. На първо място, шефът ми не очакваше да получи обратна връзка от служител извън годишния сезон за преглед, така че веднага ме хвана да се опитам да си обясня и защо сме там. По времето, когато се натъкнах на обяснение, бях толкова вързан с език и нервен, че в крайна сметка просто размих всичко, което ме притесняваше за него. Излишно е да казвам, че този разговор не мина добре.
Намерете няколко основни области на загриженост, съсредоточавайки се върху въпроси, които смятате за наистина критични, и всички подкрепящи детайли, които ще ви помогнат да предизвикате продуктивна дискусия - неистовите телефонни обаждания, които получавате от шефа й, когато закъснее за 10 минути на среща, например. След това се придържайте към сценария. Макар че може да е изкушаващо да натрупвате всяко малко домашно любимче, ако не е в бележките ви, не го представяйте. Дръжте дискусията фокусирана върху темите, които сте подготвили да адресирате, и запазете малките неща за друг път. Ако не беше достатъчно важно, за да го впишете в бележките си, може да изчака.
Освен това никога не изпращайте тези бележки на никого по имейл, просто ги запишете по добрия старомоден начин и ги раздробявайте, когато сте готови. Освен ако няма сериозен проблем, никой не трябва да знае за това, но вие и вашият шеф и зачитането на поверителността му по въпроса ще гарантира, че и двамата можете да разрешите проблема без никакво нежелано участие от вашите колеги.
Бъдете класически и специфични
Също толкова важно, колкото да подготвите това, което ще кажете, е да отделите време за размисъл как ще го кажете. Начинът, по който започнете това взаимодействие, ще зададе тон на цялата дискусия и може да означава разликата между продуктивен разговор и, добре, ужасен.
Долен ред: Дръжте го класически, професионален и мил. Когато се занимавате с вашите шефове, може да е лесно да забравите, че те също са хора и да приемете, че кожата им е непроницаема за критики - но повярвайте ми, не е така.
Вместо да кажеш просто на шефа си, ти мислиш, че тя прави нещо нередно, приближи се до нея на частно и попита дали можеш да насрочиш малко време за чат. След това я уведомете какво искате да обсъдите в общи линии - например, ако тя обичайно закъснява за сутрешни срещи, кажете й, че искате да разберете мислите си за сутрешните срещи. Като й дадете правилния контекст, ще й дадете шанс да започне да обмисля как да подобри ситуацията - и дори може да я вдъхнови да се справи със закъснението си, преди да се наложи. Но дори и да се налага да го извеждате директно, като поддържате своя професионализъм, ще помогнете да се уверите, че отзивите ви се чуват в конструктивна обстановка.
Не забравяйте, че това не е безплатен пропуск за разтоварване на шефа ви, по-скоро това е възможност за вас да покажете как се справяте с определена ситуация или как конкретно можете да работите по-добре заедно. В крайна сметка това се опитвате да постигнете.
Бъдете внимателни за поисканите отзиви
И накрая, предупреждение за привличане на обратна връзка от вашия шеф: Това може да ви се стори противоположно - ако тя всъщност ви поиска обратна връзка, това означава, че иска да чуе всичките ви мисли, нали? Е, това е само частично вярно. Ако попитате значимия си друг как изглеждате в онези дънки, които току-що купихте, част от вас иска честен отговор, но другата се надява на светещ преглед. Не е толкова различно с шефа си.
Първият път, когато един шеф ме помоли за обратна връзка, не разбрах, че се опитва да получи отговори на няколко конкретни въпроса, а не на моя общ принос за това как се справя. Току-що беше провела преглед с висшето ръководство и смяташе, че екипът й се нуждае от повече напътствия за конкретна оферта за продукти, така че тя разговаря с целия екип, за да разбере колко удобно се чувстват с предоставената от нея информация. Оказа се, че не искаше да знае, че открих обичайното й закъснение и дългите обеди, деморализиращи.
Ако мениджър идва при вас за обратна връзка, уверете се, че и двамата й давате това, което тя иска, и провеждате дискусията според вашите собствени условия. Например, ако шефът ви изскочи до бюрото и ви попита как мислите, че се справя, кажете й, че оценявате възможността да сподели мислите си, и я помолете да разгледа по-подробно какво се надява да научи.
След това, когато имате по-добра представа за това, което тя следва, опитайте се да насрочите определено време за разговори, така че ще имате време да помислите над отговорите си. Повярвайте ми, това ще бъде по-добър, по-продуктивен разговор и за двама ви. Също така, признайте, че ако планирате да повдигате критики, трябва да преминете през стъпки от 1 до 3 по-горе. Това, че шефът ви е поискал обратната връзка, не означава, че трябва да се грижите за подготовката - а това, че тя попита как се справя с проекта, не означава, че иска да чуе, че всичко го прецаква.
Споделянето на обратна връзка с шефа ви отнема много мисли, подготовка и съпричастност - това не е нещо, към което подхождате леко. Но при внимателно планиране все пак можете да дадете на мениджъра си отзивите, от които той или тя се нуждае, за да помогне на двамата да успеят.
