„Не проверявайте имейла си непрекъснато!“
Чували сте го преди и отново ще го чуете като начин да подобрите производителността си и да спрете да бъдете роб на входящата си поща.
Очевидно е обаче, че това е по-лесно казано, отколкото направено. Много от нас получават стотици имейли на ден (дори и час!), Което прави все по-трудно отклоняването да реагираме на конкретен час от деня.
Въпреки това, науката сега подкрепя идеята, че наистина трябва да излезете от своя имейл акаунт, за да бъдете по-продуктивни във всичко, което правите. В неотдавнашно парче за The New York Times Даниел Дж. Левитин, професор от Университета Макгил, обсъди работата си със сътрудника Винод Менон. Двамата откриха, че поради схемата на мозъка, хората непрекъснато превключват между две състояния на осъзнаване: като положителни към задачите (активно съсредоточени върху дадена задача) или отрицателни (задаване на скитане или мечтаене). Прекалено бързото „зашиване“ между тези две мрежи може да остави мозъка ви да се почувства „замаян“ и да не може да се ангажира с нито една държава. И кога е най-вероятно да сте в тази объркана между тях? Когато сте в социални медии или сърфирате в интернет.
По-интересното е, че двамата откриха, че науката подкрепя стария съвет: Наистина не се прави много, когато непрекъснато проверяваш имейла. Защо? Защото отвличането на вниманието потиска способността ви наистина да се усъвършенствате в едно или друго състояние на ума.
Левитин пише: „Е-мейл, за който знаеш, че седи там, непрочитан, може да извлече внимателни ресурси, докато мозъкът ти продължава да мисли за това, отвличайки те от това, което правиш. Какво може да има в него? От кого е? Това е добра или лоша новина? По-добре е да оставите електронната си програма изключена, отколкото да чувате този постоянен пинг и да знаете, че игнорирате съобщенията. “
Какво е решението на Levitin и Menon да отговаря на имейли, но да не го оставяш да поеме живота ти? Отнасяйте се към него като към всеки друг индивидуален проект или задача и отделете конкретно време за имейли през деня си. И ако това ви звучи трудно (имейловите зависими се обединяват!), Ето няколко прости начина да се измъкнете от входящата си поща и да планирате време за реален отговор на имейл.
1. Изключете известията за натискане
Както Левитин намекна в статията си, натискането на известия на вашия телефон може значително да повиши безпокойството ви от оставяне на имейли без отговор (в края на краищата, когато чувате, че пингът на всеки пет секунди е разсейващ). Така че, вземете обратно контрол. Деактивирайте своите push известия и проверявайте имейла си само когато сте готови да отделите известно време за това.
2. Изключете имейла
Ако все още непрекъснато проверявате имейла на телефона си, просто напълно свалете имейл акаунта си, така че да не се изкушавате да надникнете бързо между срещи или по време на бизнес обеди.
3. Блокиране на времето
Както всеки друг проект или редовна среща, блокирайте всеки ден време, за да прекарвате отговаряне по имейл без прекъсване. Поставете го в календара си и се придържайте към времето всеки ден, което сте посветили на отговарянето по имейл.
Освен това, влезте в рутина за времето си на имейл и се подгответе както бихте искали за среща или проект. Затворете раздели и документи за друг проект. Оставете в слушалките си и слушайте конкретен списък за възпроизвеждане на имейли. Просто не забравяйте да повтаряте стъпките си всеки път.
4. Инсталирайте приложения за управление
След като имате редовно планирано време за електронна поща, уверете се, че е възможно най-продуктивен и ефективен. Инсталирайте приложения като Пощенска кутия (което прави пощата ви по-удобен за потребителите) или Имейл играта (която ви предизвиква да получите най-бързо имейлите без отговор). Колкото по-ефективен ставаш, толкова повече ще можеш да увеличиш времето си.
Притеснявате се, че хората ще се дразнят с вас, че не сте достъпни по имейл 24/7? Когато видят колко сте продуктивни, вероятно няма да има значение. И ако всичко друго не успее, просто им кажете, че това е наука.
