Работата в голям корпоративен офис може да бъде благословия и проклятие.
От една страна, имате на разположение тонове ресурси - техническа помощ, творчески екипи, наставници, добре снабдено помещение за доставки и всичко останало, от което се нуждаете само от поръчка за покупка.
Но от друга страна, бюрокрацията на корпоративната обстановка може лесно да постави амортисьор на нови идеи и да забави работата, която трябва да свършите. Между излишните политики, безкрайната документация и липсата на авторитет за вземане на решения, можете да започнете да се чудите дали лидерите на корпоративни правила активно се опитват да затруднят работата ви.
Истината е, че най-скоро няма да можете да освободите с една ръка вашата компания от подобен вид нелепости - е, бюрокрация. Но, като се изправите срещу него и се справите с него по правилния начин, можете да го направите много по-малко разочароващ за себе си и вашия екип.
След като прекарах няколко години в корпоративния свят, ето нещата, които ми се сториха най-смущаващи - и как се научих да се справям с тях проактивно.
Проблемът: Липса на прозрачност
Освен ако не сте в C-Suite, има вероятност да не получавате много информация за бизнес решенията на вашата компания. Дори и да сте в надзорна роля, вероятно ще бъдете заслепени от неочаквани съобщения, нови инициативи и промени в политиката.
Вземете моя собствен офис: Преди около месец четирима служители в моя отдел бяха повикани на среща, където бяха уволнени - всички без моето предварително знание. Като техен ръководител се втурнах към моя мениджър, за да попитам какво знае за ситуацията. Оказва се, тя не е имала представа, че уволненията се случват, на каква информация се базират и дали ще дойдат още.
Същото се случи, когато нашата компания беше закупена и обединена с друга компания. Промените в структурата и ръководството се пренасят само в определени отдели, оставяйки останалите служители да зависят от слуховете, докато информацията не бъде филтрирана стратегически.
Как да се справя
Наистина няма гарантиран начин да получите представа за вътрешната работа на вашата компания - ако изпълнителният директор не иска да знаете, вероятно няма да можете да разберете. Въпреки това, не ви пречи редовно да общувате с вашия ръководител и да питате какво знае или знае за определени ситуации. Открих, че дори ако мениджърът ми не може да ми даде много подробности, мога да получавам от време на време нокти от информация (които поне ми дават част от голямата картина, дори ако не мога да видя цялата работа).
Другата страна да се справите с липсата на знания (и неудовлетвореността, която идва заедно с нея) е да се съсредоточите върху това да бъдете пъргави във вашата роля. Колкото и да е трудно, ако можете да се научите да приемате промяната по грациозен и спокоен начин (вместо да се оплаквате или постоянно да питате защо нещата не могат да се върнат обратно така, както бяха преди), ще имате много по-лесно време за приспособяване и предприемане на промените в крачка.
Проблемът: Изглежда безполезни политики
Вижте ръководството на която и да е компания и ще намерите политика след политика по отношение на всичко - от очакваното поведение до дрес-кода до отнемане на почивни дни. И в по-голямата си част вероятно не се съмнявате защо тези политики са необходими.
Тоест, докато не се натъкнете на правило, което уточнява нещо абсурдно: Например, PTO може да бъде поискано само с увеличение на половин или цял ден, вместо на час (и половин час? Забравете го!) - значи имате да се използват четири часа от това ценно време за ваканция за назначаване на лекар, а не само за един. Или правилото, което гласи, че служителите на час не могат да използват мобилните си телефони, за да изпращат текстови съобщения или да сърфират в Интернет, дори когато са без часовник по време на обяд и почивки.
За офис, пълен с възрастни, които знаят как да свършат работата? Тези политики изглеждат ненужни и несправедливи.
Как да се справя
Разочароващи, каквито са правилата, вероятно има основателни причини за тях. Открих, че ми помага да ги приема (и налагам), ако мога да получа повече информация за тези причини. Ако например разбера, че нашата система на PTO просто не може да обработва нищо друго, освен четири или осемчасова заявка, се чувствам по-удовлетворена, отколкото ако приемем, че отделът ни за човешки ресурси просто иска да ни принуди да използваме часовете си толкова бързо, колкото възможен. (Знам също така, като се има предвид, че това е единствената причина за правилото, че е възможно да го облечете с пола - като даване на възможност на служител да прескочи обядния й час, за да компенсира назначението на този лекар, който я закъсня.)
Проблемът: Липса на способност за вземане на решения
Докато не сте на длъжност на ниво директор, наистина нямате много свобода да вземате решения от името на вашия екип, клиенти или дори, наистина, сами.
Например основната ми функция на моя екип е да настрои софтуер на клиентите за предаване на застрахователни вземания по електронен път, но наскоро ни беше възложена отговорността да отговаряме на спорове по фактури. Така че клиентите биха се обадили, ядосани, че са им таксувани за два пъти по-голяма сума от тях. Бихме могли да проучим проблема до известна степен, тъй като можехме дистанционно да влезем в тяхната система.
Но уловката беше, дори ако установихме, че фактурата е неправилна, нямахме достъп до договора на клиента, в който беше посочено какви са те и не бяхме отговорни за плащането. Дори и да е било очевидно, че клиентът заслужава кредит за надплащане, ние не бяхме упълномощени да му го даваме. Трябваше да прехвърлим клиента в друг отдел, след което трябваше да минем нагоре през редиците, за да получим одобрението. Беше изтощително и вбесяващо за всички участващи.
В каквато и позиция да работите, вероятно преживявате и това. Може да не сте упълномощени да вземате решения, да променяте процеси или да излизате на крайник за клиент без подходящо одобрение - което може да доведе до някои неудобни ситуации.
Как да се справя
Ако знам предварително, че не съм правилният човек, който да извърши промяна или да даде одобрение за нещо, обичам да дам пълно разкритие на това от първа стъпка. Така че, когато говоря с клиент за фактура, аз предговарям разговора, като обяснявам: „Ще помогна да проуча този проблем, но за да коригирам всъщност фактурата ви, ще трябва да ви прехвърля в нашата служба за клиенти отдел, нали? “
Като зададете правилните очаквания с всеки, който участва, ще премахнете фрустрацията, която би настъпила, ако изчакате до края на разговора, за да обясните липсата на авторитет.
Проблемът: Безкрайни документи и червена лента
Въпреки че може да имате безкраен списък със задачи и пълен пакет от проекти, действително постигането на напредък по тези елементи често се оказва по-лесно, отколкото е направено. Вместо да се гмуркате веднага, първо трябва да създадете план за проекта, в който подробно да посочите кого ще трябва да включите, разходите, които ще понесете, и очаквания график.
За да получите отзиви за него, ще го изпратите по имейл на шефа си - и когато не се чуете след седмица, ще изпратите няколко последващи съобщения. Ще изчакате него или нея да получи одобрение от горната линия и едва след това, седмици след като „стартирате“ проекта, всъщност ще можете да започнете.
Звучи ли ви познато? В среда като тази е трудно - и невероятно отчайващо - всъщност да направите нещо.
Как да се справя
За съжаление, съпротивата на съществуващ процес на одобрение, дълга и досадна, колкото може да бъде, само ще отнеме повече време. Моите служители, например, често идват при мен да се оплакват от конкретен начин на поведение и всеки път ще попитам: „Можете ли да документирате няколко примера?“ В края на краищата, това е единственият начин да определям дали може да се направи промяна - и да я представите на по-високите прозорци, ако е така. Ако моите служители не са подготвени с тези примери, това добавя поне ден или два към процеса - но ако са готови, можем да започнем веднага.
Същото се отнася и за изготвяне на проектни планове, попълване на документи и изработване на планове за проекти. Да, те са болка, но ако можете да предвидите нуждата от тях и да започнете предварително, ще започнете напред (и ще избегнете безсилието да чуете шефа си да повтаря: „Документирахте ли това? "). Професионален съвет: Опитайте да създадете шаблони за многократна употреба, които можете да използвате, когато питате за одобрение, предлагате промяна или представяте идея.
В края на деня има правила и правила, защото те дават възможност на бизнеса да работи безпроблемно. Може да са разочароващи, но никъде не отиват. Но ако коригирате начина, по който се справяте с бюрокрацията, ще можете по-лесно да се ориентирате във водите - и ще направите голяма промяна в ежедневния си работен живот.
