Твърде много клиенти идват при мен на етап от кариерата си „вече не мога да го приемам“.
Вземете например Триша, която дойде при мен обезкуражена от работата си и неспособността й да го управлява. Тя работеше дълги часове - повечето от тях прекарваха в заседания и се занимаваха със стотици имейли - след това се втурнаха в последния момент за приключване на маркетингови кампании, които винаги изглеждаха да се превърнат в пожарни тренировки.
Манталитетът на „винаги в готовност“ й достигаше. И тя беше готова да се откаже.
Веднага видях, че в Tricia липсва най-същественото умение за работа, което вярвам, че всеки служител трябва да има: определяне на приоритети и управление. Тоест, способността ясно да идентифицирате най-важните приоритети и да съсредоточите по-голямата част от енергията и времето си върху тези неща.
За съжаление, въпреки че често говорим за управление на времето и производителност в офиса, изкуството на приоритизиране често се губи. В резултат на това много хора се оказват като Трикия: изтощени, разочаровани и изгорени.
Ако се чувствате затрупани от прекомерни часове и непрекъснато се прехвърляте на доси, ето няколко сигнални знака, че може да се наложи да управлявате по-добре приоритетите си - и няколко лесни начина да се върнете на път.
Знак № 1: Вие вярвате, че всичко е важно
Ако погледнете списъка си със задачи и видите всичко като еднакво важно, лесно е да се затрупате с обема си от задачи, а не с качеството от вашата работа. Но помислете за това: Принципът на Парето предполага, че 20% от задачите ви дават 80% от вашите резултати - и това означава, че малка част от ежедневната ви работа заслужава по-голямата част от вашето внимание.
В случая на Триша приемаше всяка покана за среща, която получи. Но това не означаваше, че срещите са й стрували време или са й помогнали да изпълни някоя от основните си цели.
Решение: Изяснете своите цели и цели
Работете с вашия мениджър, за да добиете кристално ясна представа за това как точно ще бъде оценена работата ви (напр. Ще бъдете ли прегледани въз основа на внесената от вас сума в долара или нивото на удовлетвореност на вашите клиенти?). След като имате по-добра дръжка на своите резултати, можете да ги разбиете на цели за седмицата.
Например, ако вашата крайна цел е да генерирате нови приходи, тогава основната ви насока трябва да се фокусира върху проследяването на насоките, които получавате на търговско изложение и изграждането на връзки с потенциални клиенти - да не прекарвате часове всяка седмица, помагайки да планирате следващото търговско изложение.
Докато вземате решения за работа през всеки ден, запитайте се: „Как това ще ме доближи до целите ми?“ Ако това не стане, сложете го и продължете напред.
Знак № 2: Вие се консумирате от дейност, а не от постижения
Започнали ли сте някога със списък в началото на деня, чувствахте ли се зает през целия ден, но оставихте чувството, че не сте направили нищо? Безсилно, нали? Триша със сигурност беше заета, но не постигна много.
В действителност вероятно сте направили много неща с нисък приоритет - като кликнете върху несъществени имейли, заседание през неефективни срещи или извършване на малки задачи, които не движат важната ви работа напред. Може би сте прекарали деня в проекти, помагайки на шефа си или на колегите си, но не и в работата си.
Решение: Направете дневен план и се придържайте към него
Създайте дневен план, който започва с насрочване на най-важната ви работа. Тези приоритетни дейности получават първи пробив в календара ви, преди дори да мислите да правите нещо друго.
Най-вероятно е да изпълнявате определени задачи, когато определите определена дата и час, ангажирани с тях. Ако имейлът е постоянно разсейване, изключете го и го проверявайте само в два или три конкретни времена всеки ден. (Когато сте се включили в работа и се разсейвате, като четете имейл, са ви необходими цели 64 секунди, за да се възстанови фокусът ви. Помислете за това: Губите повече от минута ценно време за всеки имейл, който четете, докато сте в в средата на важната работа!)
Знак № 3: Когато стигнете до важната работа, се разсейвате
Чувате непрекъснатото „изтриване“ на входящи имейли, текстове и незабавни съобщения и се чувствате принудени да надникнете. Непрекъснато се разсейвате от сирен зов на социалните медии. Прокрастинацията ви пречи да започнете, а перфекционизмът ви предпазва от финал. И погрешно си мислите, че чрез многозадачни задачи, вие получавате повече работа за едно и също време. Звучи ли ви познато?
Многозадачността до известна степен е неизбежна, но помнете: Дори и да сте в състояние да стесните работата си до най-важните задачи, няма да можете да постигнете напредък, ако не можете да се съсредоточите достатъчно дълго, за да ги завършите.
Решение: Развийте способността си да се фокусирате
След като сте наясно с приоритетната работа, която трябва да свършите, научете как да постигнете и да останете фокусирани върху тези задачи. Изпробвайте тези стратегии за преминаване:
1. Разбийте работата си: Използвайте техниката Pomodoro, за да планирате 25-минутни интервали от време, за да работите по приоритетни задачи. Не гледайте нагоре, докато не свърши времето, след това направете кратка почивка. Повторете четири пъти, след което направете по-дълга почивка.
2. Партиране на вашата работа: Групирайте подобни задачи заедно в блокове от време в календара си, така че можете да се съсредоточите върху едно нещо и да го свършите. Дейности като обработка на имейл, връщане на телефонни обаждания или преглед на документи могат да бъдат групирани заедно и да се извършват на партиди.
3. Спрете многозадачността: В крайна сметка всяка задача ще отнеме повече време и ще компрометирате качеството на работата си, за да стартирате.
Докато минавате през деня, правите чести проверки на реалността: Спрете всеки час и бързо се запитайте: Последният час ли допринесе за най-важните ми цели? Ако не, обете се, че ще подобрите следващите 60 минути и започнете отново. Ако правите проверка на реалността на всеки час, никога няма да оставите цял ден да се откъсне от вас.
Накрая проследете успеха си. Завършете всеки ден с преглед на постигнатото и как ви е насочил към най-важните резултати. Това улеснява пускането на другите - несъществени - неща.
Когато сте готови да поемете обратно контрола върху работния си живот, не забравяйте, че не става въпрос за управление на времето или производителност. Важното е да не се свърши всичко - а да се свърши най- важната работа. Харесва ми да имам предвид съветите на Брайън Трейси: „Това не е времето, което прекарвате като цяло, а количеството време, което прекарвате, като работите за високо приоритетни задачи.“
