Доброволците получават много внимание за добрата си работа по света, но за да създадат това оптимално доброволческо изживяване, много неща се случват зад кулисите. Независимо дали сте платен служител, който има задачата да управлява доброволци или ръководител на проекти за организация в областта, трябва да се ориентирате в различни личности, умения и очаквания, за да свършите работата.
Управлението на доброволците не е толкова различно от управлението на персонала в офиса, с изключение на една голяма разлика - доброволците обикновено са неплатени и понякога дори плащат за опита. И в много ситуации очакванията са високи и не винаги има ясни резултати. И така, как да осигурите на доброволците да се възползват максимално от опита си и да свършат работата? Ето няколко стратегии, които използвах, за да се уверя, че и мениджърите, и доброволците имат страхотен опит.
Бъдете реалисти за времето
Дебатът продължава по въпроса за най-ефективния и въздействащ период от време за доброволците да се ангажират с даден проект. Някои казват, че 3-6 седмици е адекватно, а други твърдят, че 6 месеца до една година е най-доброто време за осигуряване на доброволен растеж и въздействие върху земята. Така че, помислете какво е най-доброто за вашата организация и съобщавайте какъв е реалистичният период от време за вашата организация, преди да пуснете доброволците си на борда.
Претеглете сериозно разходите и ползите на доброволците с „въртяща се врата“, които са само за ден-два. Освен ако наистина не се нуждаете от работна ръка или финансиране или те наистина могат да донесат ресурси за вашата организация, стилът на доброволчество „удряй и бягай“ означава, че организацията ти често дава повече, отколкото трябва да побере на доброволците. Не винаги е добре за дългосрочните цели на дадена организация и определено насърчава скептицизма в местните общности.
Ориентирайте се към нова среда
Когато доброволците пристигнат, първото нещо, което трябва да направите, е да организирате ориентация, както върху вашата организация, така и върху културата, в която ще работите. (Ще се изненадате колко хора пристигат без основни познания в страната.) Много организации прескачат тази стъпка, но ориентациите са критични - те служат като основа за доброволците и им помагат да разбират ежедневните операции, целите на екипа и какво е очаквано от тях.
Като част от този процес може да е добре да се проведе интервю за участие с всеки доброволец, като се преценят нивата на техните умения и как те могат да бъдат най-ефективни. Това е и моментът да изясните политиките си като организация и ключови подробности, като например вашата политика за поверителност и отговорно използване на социалните медии. (Добре е доброволците да използват социални медии за повишаване на осведомеността, но е важно да се уверите, че информацията, която доброволците разкриват онлайн, не излага на риск вашата организация или местни общности.)
Цялостната ориентация също ви помага да създадете култура на отворена комуникация от момента на пристигането, като уведомите доброволците си, че сте там, за да слушат, ако имат проблем или се нуждаят от пояснение. За да поддържате тази култура, опитайте се да организирате седмични доброволчески срещи, за да говорите чрез очаквания и проблеми или използвайте времето за хранене, за да направите проверка за температурата на мястото, където са всички.
Управлявайте техните очаквания
Докато работех в Камбоджа, аз управлявах група доброволци, които ми казаха по средата на нашето изследователско пътуване: „Искаме да изградим библиотека.“ Това беше странно искане, тъй като селото поискаше селскостопански инструменти, а не четене на материали. Това беше добронамерено предложение, но кой всъщност ще се погрижи за тази библиотека, когато си тръгнем - и с ниска степен на грамотност, кой всъщност ще чете книгите? Да не говорим, че това не беше нашата цел на място, нито общността искаше библиотека.
Доброволците могат да дойдат с много очаквания: вашата организация да работи безпроблемно, че трябва да работи като западна организация или че трябва да прави нещо повече или по-различно. За да предотвратите конфликти, които могат да възникнат от тези очаквания, трябва да сте много наясно какво можете и не можете да осигурите, какви са вашите цели и не и какви ресурси ще имате и няма да имате достъп до тях. Колкото повече доброволци разбират за вашата организация, толкова повече ще бъдат на борда с вашите проекти и цели.
По подобен начин е важно да управлявате очакванията на доброволците си за резултата от пътуването им: Те правят нещо страхотно, но няма да променят света за една нощ. Понякога свежите доброволци биват обезкуражени и разочаровани, когато не виждат незабавна промяна и могат да бъдат бързи да обвинят приемащата организация или доброволния мениджър. Поставяйки очакванията отпред, можете да им помогнете да разберат, че тази работа изисква време и че те са част от много по-голяма цел или движение, като допринасят за времето си.
Създайте система за оценка и отчетност
Докато доброволческите позиции са неплатени, те често са стъпка към друга нестопанска работа, така че е важно да се уверите, че вашите доброволци се учат и растат по време на процеса. По същия начин, въпреки че не управлявате платени служители, имате работа, която трябва да свършите, така че трябва да създадете система, която да гарантира доброволците да завършат проекта, който са си поставили за цел.
Точно както в офиса, вие трябва да си поставите целеви цели и срокове, да провеждате последващи срещи и да имате междинни проверки. Можете също така да помислите дали доброволците да подпишат кодекс за поведение или документ, подчертаващ ангажимента им (по-символичен, отколкото правен), така че можете да им напомните какво са решили да направят при пристигането си.
Ако имате проблеми с доброволците, говорете с тях директно, както бихте служител, и ако няма промяна, говорете с тяхната организация за спонсориране (обикновено това е училище или компания за настаняване). Ако това не работи, а те губят времето и ресурсите ви, нарушили са политика или просто не са теглили теглото си, тогава, да, можете да ги уволните. Това е трудно за много мениджъри (защото цялата идея на доброволческата дейност е да бъдеш безкористен), но има моменти, когато доброволец прави повече вреда, отколкото полза и не е от полза за никого.
Бъдете честни относно последващите действия
Сред сълзите и прегръдките, доброволците често казват „Обещавам да се върна, никога няма да те забравя“ пред местната общност и служителите. Но колкото и да са преместени от опит, те може да нямат ресурси или време да се върнат, когато се върнат у дома. Това е ОК, но ги насърчавайте да бъдат реалистични за това, което могат да направят, след като се приберат - независимо дали става въпрос за организиране на малък набиране на средства, провеждане на няколко разговора за насърчаване на други доброволци или изобщо нищо. Може да е добре да разработите план за действие с времева линия, преди да напуснат, така че и двамата знаете какво да очаквате и можете да продължите по него. Въпреки това можете да насърчите доброволците да останат ангажирани и свързани, като поддържате listserv, Facebook група или Twitter емисия.
И като странична бележка, уверете се, че сте честни относно последващите действия, които можете да направите от името на доброволците си. Чудесно е да бъдете справка или да пишете препоръчителни писма за доброволците си, ако можете, но ако времето ви не позволява да препоръчате на всички (или ако не ви е приятно), бъдете честни и ги уведомете.
Предоставянето на доброволци на доброволците изисква много планиране, проследяване и комуникация. Бъдете практични, подготвени и честни и както вашата доброволческа база, така и организацията могат да се възползват от доброто.
