Повечето от нас са били там: Имате осем милиона неща за довършване, но изглежда никога нищо не е свършено. Вие съставяте списък със задачи след списък със задачи и чувствате, че добавяте повече елементи в списъка, отколкото се отписвате. Това означава ли, че сте просто ужасно по време на управление или е нещо друго?
Ето един ужасяващ (но странно успокояващ) факт: Огромните 89% от хората не попълват редовно ежедневните си списъци със задачи. Така че, не се притеснявайте, не сте сами!
Друга причина да не се притеснявате: Има прости стратегии, които можете да наемете, за да се справите повече и да направите своя списък със задачи по-управляем. Ето списък на нашите най-добри съвети за списък със задачи - защото е време да станем един от онези 11%, които всъщност завършват това, което са си поставили за цел.
1. Вземете правилото 1-3-5 сериозно
През деня е лесно да се увлечете във всички малки неща, които се появяват. Разбира се, наистина сте искали да завършите този гигантски доклад на комисията, който ви претегля седмици наред, но просто трябваше да попълните списъка със задачи с още 17 неща, които се нуждаят от вашето незабавно внимание.
Или те?
Ето тук прави 1-3-5 правилото: Като картографирате едно голямо нещо, три средни неща и пет по-малки неща, които искате да свършите през този ден (и да, това обикновено е броят на задачите, които можете разумно свърши за един ден), веднага ще разбереш къде лежат приоритетите ти (и какво може да чака). И ако всъщност приоритетът е най-големият ви проблем, що се отнася до производителността, това ще ви помогне да се справите по-добре.
Ако работите в работа, в която нещата наистина се появяват и трябва да се справите с ASAP, оставяйте всеки от вашите средни и един или два от малките си слотове отворени всеки ден, за да попълните най-важните незабавни нужди.
За да направим това още по-лесно, ние създадохме много проста (и доста) електронна таблица, за да картографирате своите 1-3-5 елемента, които можете да изтеглите тук.
2. Използвайте метода на Айзенхауер
Алекс Хонисет прави страхотна разбивка на метода на Айзенхауер, но същността е, че трябва да започнете да разбирате две неща за всеки от вашите задачи: Колко е важно и колко е спешно? Големият урок тук е, че важното не винаги е спешно и обратно.
Идеята за приоритет на задачите може да бъде поразителна (особено ако не знаете къде трябва да лежат вашите приоритети), така че тази система създава много проста решетка, на която да основавате списъка си със задачи. Потърсете нещата, които са спешни и важни, и ги направете първо. Не прекарвайте времето си в размирици за неща, които просто изглеждат спешни, и блокирайте конкретни парчета време в графика си за важни, но не е необходимо да се прави в този момент. И нищо, което определяте, не е спешно или важно? Направете всичко възможно, за да го извадите от вашия твърде пълен списък със задачи.
3. Ангажирайте се само с един списък със задачи
Един мой добър приятел веднъж се оплакваше от мен как тя никога не е била в състояние да се доближи дори до получаването на списъка си със задачи и след като отвори компютъра си, видях защо: Тя имаше девет различни продуктивност или списък със задачи приложения, които вървят по едно и също време на работния й плот!
Много хора правят грешката, мислейки, че терминът „колкото по-весело е“ се прилага за приложенията (особено за производителността), но за по-голямата част от хората това не е така. Ще прекарате половината от деня си, бъркайки с всичко, и няма начин да научите печалбите на всяко приложение.
Вместо това отделете малко време, за да разгледате възможностите на приложението си за производителност (тук е добър списък, за да започнете) и изберете само една, за която да се ангажирате. Изтеглете го, прочетете функциите и се ангажирайте цял месец да използвате само това приложение за нуждите на списъка си със задачи. Ще бъдете шокирани от това колко повече ще успеете да свършите, когато не се гаврите с толкова много различни неща през цялото време.
4. Бъдете конкретни за това, което включва всеки елемент от списъка със задачи
Не бива да придавате еднаква тежест на попълването на отчет, който ще ви отнеме пет часа, за да напишете и изпратите имейл, който се нуждае само от две минути от вашето време. Вместо това разбийте стъпките, които всеки елемент от списъка със задачи налага, докато всички те отнемат приблизително едно и също време и усилия (един експерт препоръчва всяка задача да отнеме не повече от 10 минути), и помислете за тези като свои собствени задачи елементи от списъка.
Като действително визуализирате колко работа ще ви отнеме, е по-лесно да планирате съответно останалата част от списъка си със задачи и дневния си график. Макар че самото казване „писане на доклад на комисията“ може да ви се стори лесно, начертайте шестте стъпки, които се изпълняват, което ще ви позволи да блокирате правилния период от време и да преместите други елементи от списъка със задачи на по-късна дата, ако е необходимо,
5. Създайте списък „Готово“
Имам приятел, който се придържа към класически списък със задачи за хартия и писалка, и една от причините да я харесва толкова много е, защото обича външния вид да прекъсне предмети върху лист хартия след дълъг ден. Има смисъл от постижения, които не съществуват с много приложения за списък със задачи.
Създаването на списък „Готово“ (повече за това тук) не само ви дава същото усещане за постижения, когато сте в състояние да погледнете отново всичко, което сте направили този ден, но ако погледнете списъка и осъзнаете, че наистина не е постигнал нищо, освен това е страхотно събуждане, което трябва да преориентирате и преосмислите това, за което прекарвате деня си.
Имайте предвид, когато изпробвате всеки нов трик за производителност, който отнема време да се коригира, така че ако не изглежда, че нещата не вършат работа след един ден, не се отказвайте. Дайте всеки трик със списък със задачи поне месец. Ще бъдете машина за производителност за нула време!
