LinkedIn пусна проучване миналата година, което разкри, че нашите професионални списъци със задачи имат остра нужда от промяна. Оказва се, че не сме толкова добри да „правим“ нещата, за които си казваме, че трябва да правим. Всъщност почти 90% от професионалистите признаха, че не могат да изпълнят всички задачи от списъка си със задачи до края на средния работен ден.
Така че, ако ви е лошо да се справяте със същите застояли доси всеки ден, време е да промените това. Ето пет трика, за да увеличите производителността си и да си помогнете реално да го направите чрез списъка си.
1. Водете един-единствен списък със задачи за работа
Нека бъдем честни: Ако искате да получите пълна представа за всичко, което трябва да направите за работа в момента, има вероятност да не можете да намерите всичко в един списък. Вместо това имате няколко публикации тук, запазена чернова в имейла си там, стикери или текстови файлове на вашия компютър и може би приложение или две на вашия телефон.
И макар че обикновено е добра практика да се разделят работата и играта, едно задължително място за вашите работни задачи е задължително. Затова изберете вашия метод на избор и започнете да консолидирате. Тя може да бъде навсякъде: ръкописен списък във вашия надежден планиращ, документ, който съхранявате на работния си плот, или приложение на телефона си .
Уверете се обаче, че можете да добавяте към списъка си отвсякъде - което означава, че ако използвате приложение за настолни компютри, ще искате да настроите система, която да улавя досиета, направени далеч от компютъра ви, например задачи, които получавате докато сте на среща. Аз лично обичам да ги записвам на лепкави бележки и след това да ги изтривам или хвърлям, след като ги прехвърля в основния списък.
2. Следвайте правилото 1-3-5
Сега, когато разполагате с изчерпателен списък на всичко, което трябва да свършите за работа някога, трябва да определите дневен списък със задачи. Във всеки един ден приемете, че можете да постигнете само едно голямо нещо, три средни неща и пет малки неща. (Забележка: Ако прекарвате голяма част от деня си в срещи, може да се наложи да преразгледате това малко.) Преди да напуснете работа, отделете няколко минути, за да определите вашите 1-3-5 за следващия ден, така че да сте готови да се удари в земята, тичаща сутрин. Ако позицията ви е такава, в която всеки ден носи много неочаквани задачи, опитайте се да оставите една средна и две малки задачи празни, като се подготвяте за последните молби от шефа си.
Да, знам, че може да бъде трудно да стесните списъка си със задачи до 1-3-5, но е важно да поставите приоритет. Харесва ви или не, имате само толкова часове през деня и ще получите само ограничен брой неща. Принуждавайки се да изберете списък 1-3-5 означава, че нещата, които ще направите, ще бъдат нещата, които сте избрали да направите, а не това, което току-що се е случило да свършите.
Планирането напред като това също означава, че ще можете да провеждате по-информирани разговори с вашия мениджър, когато той или тя ви напусне нещо ново, което трябва да се направи веднага - както и инструментите за преориентиране на вашата друга работа. Например, когато изненадващата презентация ви падне в скута, опитайте: „Разбира се, мога да ви го свържа до 15:00, но отчетите за Q1 няма да са готови до утре, тъй като аз планирах да работя върху това днес . "
Вижте нашия 1-3-5 списък със задачи!
3. Изпълнете една важна задача преди обяд (най-малкото ви любимо, ако е възможно)
Ще призная, че този е труден за мен, но работи. Вземете една от големите си и средни задачи и се заемете с първото нещо сутрин, преди да изпратите имейл, дори ако можете. Няма по-добро усещане от това да се пресечеш с трудна задача преди обяд. Авторът Брайън Трейси нарича това „яде жабата ви“, адаптирана от известния цитат на Марк Твен: „Яжте първа сутрин жива жаба и нищо по-лошо няма да ви се случи през останалата част от деня“.
Моят съосновател Катрин често определя „жабите“ вечер, за да се подготви за следващия ден; с това, тя е готова да се справи с тях сутрин и това я предпазва от отблъскване на не толкова приятни задачи в продължение на много дни.
4. Използвайте календара си като списък със задачи
Ако установите, че винаги надценявате колко можете да свършите за един ден, ефективен подход е да поставите своите задачи в календара си, точно като среща. Вместо да очертавате ежедневните си задачи в списък, планирайте ги, оставяйки достатъчно време за всеки. Изпращането на вашата информация за потвърждение на W2 до HR може да отнеме 15 минути, докато подготовката на Q1 стратегията за вашия екип може да изисква няколко часа. Важното е да сме реалисти.
Когато опитате този подход, уверете се, че сте блокирали времето в календара си за наваксване на имейли, мозъчна атака или други важни, но не-изпълними задачи, ориентирани към изпълнение. Например, опитайте да блокирате час сутрин и час следобед, за да работите през входящата си поща - и след това не прекарвайте време между опитите да обработвате имейлите в момента, в който влязат, когато наистина сте планирали да работите върху нещо друго.
5. Намалете срещите, за да увеличите продуктивното време
И накрая, ако откриете, че наистина не можете да свършите това, което смятате, че бихте могли да успеете за един ден, въпреки всички съвети по-горе - помислете дали може да страдате от среща-itis.
Както каза икономистът Джон Кенет Голбрайт веднъж, „срещите са задължителни, когато не искате да правите нищо“. Всъщност от многобройни проучвания, направени по темата, стигнаха до подобни изводи, че някъде между една четвърт и половина от времето, прекарано в срещи, е загуба, да не говорим, всъщност не можете да направите другите си доси, докато седите. надолу говори с някой друг.
Решението: Ограничете срещите си. Преди да насрочите среща, помислете дали това би могло да бъде разрешено първо с имейл или телефонно обаждане или чрез изскачане в нечий офис за няколко минути. Ако е необходима среща, избройте ключовите точки от дневния ред, за да определите необходимите участници и възможно най-краткото време. И да, напълно е добре да насрочите 20-минутна среща, няма нужда да закръгляте до 30! Ако трябва да имате срещи, опитайте се да ги групирате, за да оставите големи непрекъснати периоди от време през деня си, за да свършите истинската работа.
Да, реорганизацията и планирането напред са и двете инвестиции напред, но просто си помислете колко щастливи ще бъдете, когато всъщност получите списък със задачи за цял ден, зачеркнат. Затова се организирайте, съберете всичките си задачи на едно място, сведете до минимум разсеянията си и започнете да завладявате този (един ден размер) списък!
