Има много талантливи административни асистенти навън. Срещнах много хора, както мъже, така и жени, които са направили кариера като изпълнителни асистенти, мениджъри на офиси или административни координатори, развивайки своите таланти за планиране на събития, управление на проекти и клиенти-портиер в добре платена кариера. Този тип работа е важна и поддържа бизнеса.
Аз обаче не съм административен помощник - нито съм особено талантлив в тези административни задачи. Страхотно съм с клиентите, но що се отнася до координирането на пътуванията и транспорта на множество хора, аз не съм вашето момиче. Приятен съм, но моят глас, подобен по височина на този на 10-годишен, не се поддава на професионално поведение на телефона. Естествено не знам колко килограма картофена салата да поръчам за обяд с 20 човека. Всъщност никога не съм планирал голямо парти - майка ми е планирала цялата ми сватба.
И все пак често се предполагаше, че ще поемам административни задължения по време на работа - да си правя бележки, да поръчам обяд, да правя копия - защото аз съм единствената жена, участваща в един проект. Много професионални жени споделиха подобен опит с мен. Всъщност бивша колежка в издателската и медийната индустрия наскоро ми каза, че нейните колеги от мъжки пол са приели за даденост, че ще изпраща покани в календара, да си резервира заседателни зали и да си прави бележки за междуведомствен проект. Тя е старши директор и има над 15-годишен опит, наравно или надхвърляща тази на колегите си.
Още по-притеснителното е предположението, че жените са по някакъв начин по-подготвени да правят тези неща, отколкото са техните мъжки колеги. Въпреки че постигнахме толкова голям напредък, някои (въпреки че, разбира се, не всички) от нашите по-възрастни колеги мъже, изглежда, не могат да разклатят убеждението, че ние, гелите, сме по-добри в правенето на бележки и изпращане на покани.
Колебая се да напиша парче „как да“ за справяне с тази ситуация, тъй като отговорността за възвръщането на културните традиции не трябва да се пада само на един пол. Но ако сте като мен, трябва да свършите работа (реална работа, работата, за която сте платени) и трябва да отрежете този проблем в пъпката, докато се случва. И така, като призная, че това са краткосрочни корекции за проблем, който ще отнеме повече от няколко работни дни, за да се отстрани, ето какво ми помогна.
1. Запитайте се: Това ли е моментът „Всички ръце на палубата“ или това е неподходящо?
Нямам нищо против да се кача по време на ситуация "всички ръце на палубата". Например, понастоящем работя за малък стартъп и в резултат на размера и бюджета на компанията поех отговорности, свързани с операции, финанси и HR, които обикновено не се изискват от някой в маркетинга. Не считам тези допълнителни отговорности за неподходящи, а по-скоро полагането на земята в стартиращия свят.
Ако, от друга страна, установите, че членовете на вашия екип многократно ви молят (вместо други професионалисти с еднаква работоспособност и особено вместо вашите колеги мъже) да се погрижите за административни задачи, които не са свързани с вашата позиция - като поръчка или вземете обяд - преминете към №2.
2. Не създавайте прецедент
На една от първите ми позиции извън аспирантура предложих да вдигна обяд за шефа си още на първия ден. Опитвах се да бъда мил, но несъзнателно поставих опасен прецедент: След това той ме помоли да му приготвя обяд през цялото време.
Няма нищо лошо в това да бъдете приятелски настроени и полезни, но има много начини за изразяване на готовност да отидете над и извън призива за дежурство, освен да пускате лични поръчки или да скачате нагоре, когато някой има нужда от нещо FedExed. Учете се от грешката ми и мислете дълго и упорито, преди да тръгнете по този път.
Всъщност можете да зададете и прецедента, който няма да направите: Ако сте в екип по проекта, който няма административно лице, назначен за него, отделете време по време на първоначалната среща за планиране, за да се обърнете директно към въпроса кой ще да се грижи за организирането на срещи, за отпечатване на документи и т.н. Препоръчайте от начина, по който тези задачи са разделени между всички или членовете на екипа се редуват.
3. Научете ги как да ловят риба
Целта на доброволческата дейност за изпълнение на административни задачи трябва да бъде да покажете желанието си за сътрудничество и да свършите работа, а не да покажете, че просто ще вършите работа за други хора. Имайки това предвид, ако откриете, че колегите многократно ви молят да сканирате, изпратите по факс, копирате или насрочите срещи, просто кажете: „Нека ви покажа как да направите това, за да не се налага да ме питате. Наистина е лесно. ”И след това ги прегледайте през процеса.
Това едновременно ще обезкуражи човека да поиска тази услуга отново и ще намали глупавото настроение „Аз съм толкова безпомощен и лош с технологията, не е ли сладко?“, Което често придружава тези искания. И двамата знаем, че задачи като тези не изискват магически сили, само няколко минути време. И като говорим за време:
4. Отстоявайте стойността си
Ако един колега ви помоли да копирате и съберете стека от документи на 40 страници, той ви моли да отделите време за задача, която много хора биха могли да направят, вместо да работят върху вашите реални проекти, което, вероятно, само вие можете да направите.
Духовни дейности са важно, но това не означава, че трябва да се грижите за тях всеки ден и навън. Трябва да свършите друга работа и отнемането на време за това може да има пагубни последици. Ако ефективността ви страда, защото сте прекарали твърде много време за административни задачи, вашият мениджър ще вижда това като невъзможност за ефективно определяне на приоритетите. Можете също така да изпратите съобщение, че всъщност предпочитате работата, свързана с операциите. Не забравяйте вместо това, че всякакви „незадължителни” отговорности трябва да представляват възможности да демонстрирате уменията си, да се развивате професионално или да покажете на своя мениджър, че съзнателно мислите за бъдещето си с компанията.
Не мога да подчертая достатъчно, че няма нищо унизително в административната работа. Но ако не сте в административна роля, няма причина вашите колеги да изискват или да приемат, че сте администратор по подразбиране, само защото сте единствената жена в конферентната зала. Застанете за себе си и се върнете на работа.
