Когато служител нервно се приближава до офиса ви със стиснати ръце и главата надолу, това може да означава само няколко неща: Тя просто „случайно“ даде на гневния си клиент част от ума си, тя погрешно сложи окончателното копие на финансовия отчет в документа плъзгач, или - тя ти дава две седмици предизвестие.
Да се надяваме, че никога няма да ви се наложи да се справите с цялата работа за раздробяване на хартия, но като мениджър рано или късно ще се сблъскате с оставка на служител. И дали тя е звездна служителка, за която си мислите, че е за цял живот, или сте виждали това да идва, зависи от вас да направите следващите две седмици - и преходът след това - възможно най-плавен за вас, за вашия екип и за вашия скоро да бъде бивш служител.
Преценете ситуацията
Според мен начинът, по който служителят се приближава към оставащите си две седмици, може да бъде напълно непредсказуем. Имах служители с най-добри резултати, които поддържаха звездната си работа до последния петък, 5 часа, но също така имах типично блестящи служители, които се превръщат в непродуктивни и кисели - по-специално един, който открито обяви недоволството си от работата нейните колеги и грубо ми каза (нейният пряк ръководител!), че тя просто „не се интересува вече“.
Така че, първата ви стъпка е да обърнете голямо внимание на общото отношение на служителя, когато тя даде оставката си. Изразява ли тя загриженост за опаковане на останалата си работа? Или подобно на моята служителка, превърната в мошеник, оставката й внезапно я упълномощава да се оплаква открито и да пренебрегне останалата си работа?
Преценяването на реакцията й може да помогне по няколко начина. Първо, това ще ви помогне да решите как най-добре да обявите заминаването си към останалата част от екипа - дали ще оставите на нея да каже на колегите си, или дали свикате бърза среща на екипа, за да можете да зададете тона, преди тя да го направи. Това също може да доведе до дискусия за това как ще се справи с нея през следващите две седмици. Въпреки че очевидно е неин избор да обсъди своето недоволство (или вълнението си от новата си работа) в личния си живот, работното място не е подходящ изход - и може да се наложи да й кажете това.
Разработете план за преход
Следващата стъпка е да работите заедно със служителя си, за да разработите план за преход. Идеята й за това какво трябва да бъде завършено, преди да напусне компанията, може да се различава от вашата, така че е важно да си направите съвместно списък на всичките й редовни седмични задължения, проектите, по които работи в момента, и клиентите, с които поддържа пряк контакт. Прекарайте достатъчно време в този списък, като го направите възможно най-изчерпателен, тъй като скоро ще трябва да решите кой може да поеме тези проекти и отговорности в краткосрочен план. Освен това трябва заедно да решите как да се свържете активно с редовните клиенти, доставчици и колеги на служителя, така че техните имейли и телефонни обаждания да не изведнъж да останат без отговор.
Планът за преход трябва да се свежда до всички специфични свободни краища, които трябва да бъдат вързани преди разрязването на тортата в петък следобед (напр. Получаване на окончателно отписване от бюджета от миналия месец или финализиране на дневния ред за следващия месец заседание на отдела). Наличието на конкретен и краен списък на крайните задачи ще даде на служителя ви усещане за цел и структура за последните две седмици - и ще гарантира, че нейният преход е възможно най-безпроблемен.
Препоръчвам да направите това в рамките на една седмица от момента, в който тя направи известието си, след което се регистрира отново няколко дни преди да замине, за да се увери, че е на път, за да завърши всичко.
Уверете се, че знаете какво знае тя
Преди вашият служител да излезе през вратата, уверете се, че тя не взема съществена информация със себе си. Не искам да кажа, че трябва да проверите нейната чанта за копия от финансовия отчет на компанията - но ако тя е дълго време с компанията, има голям шанс тя да е развила някои уникални умения или знания, които вие и останалият екип може да да не са наясно. И, освен ако не прехвърлите това знание към друг член на екипа, това ще отиде веднага през вратата заедно с този служител.
Преди около година един от служителите ми напусна компанията доста внезапно. След като я нямаше няколко дни, разбрах, че тя е последният служител в целия отдел с познания по стара софтуерна програма - такава, която вече не продавахме, но въпреки това предлагаше техническа поддръжка. Тъй като тя беше единствената, която знаеше как да работи с този софтуер - изпитвахме големи проблеми.
Така че, вземете го от мен - важно е да оцените знанията на служителя в оставка. Ако откриете, че тя знае нещо, което трябва да бъде споделено с екипа, седнете с нея и направете „трансфер на знания“ - тоест, накарайте я подробно да обясни (или още по-добре да документира) това знание, така че да не ви остава в беда, когато тя си тръгне след няколко седмици.
Оценете необходимостта от замяна
След като сте създали план за преход и сте извършили трансфер на знания, ще имате доста добра представа какво точно е направил вашият служител и колко работа ще остане, когато тя си отиде. След това ще искате да сравните тази информация с текущите приоритети, задачи и натовареност на вашия екип, така че можете да определите дали и кога трябва да наемете замяна.
Например, може да разберете, че натовареността й е толкова плашеща, че трябва да получите темп в ASAP. В други случаи може да можете да разпределите всички нейни проекти на настоящите членове на екипа за няколко седмици, докато чакате да намерите подходящия кандидат. Или може би осъзнавате, че сега е подходящ момент да преструктурирате позицията и как тя се вписва във вашия екип. Ако сте били в състояние лесно да дадете останалата работа на служителя си на други членове на екипа, например, може би можете да се откажете от наемането на друг ръководител на проекта и вместо това да изберете да наемете сътрудник по продажбите, който може да започне да генерира повече клиенти.
Във всеки случай е добре да започнете всеки процес на наемане по-рано, отколкото по-късно. Така че в рамките на дни след подаването на оставката си, изгладете тази длъжност, уведомете HR и се пригответе да разгледате някои автобиографии.
Пожелайте добре на служителя си
В крайна сметка не забравяйте, че бизнесът с загубата на служител е нещо повече от просто, добре, бизнес. Независимо от обстоятелствата, уверете се, че двамата напускате при добри условия. Пожелайте й добре в новата си позиция, предлагайте да бъде ориентир в бъдеще и я насърчете да поддържа връзка. Дори ако представянето й не беше най-голямото през последните две седмици, няма нужда да горите този мост - никога не знаете кога ще преминете отново в бъдеще.
Загубата на служител (особено страхотен) е трудна - но като мениджър ще трябва да се сблъскате с него рано или късно. Така че, най-добре е да бъдете подготвени с план за действие - и, разбира се, сърдечна картичка и прощална торта винаги могат да помогнат за облекчаване на болката.
