В списъка ви със задачи не е останало нищо. За съжаление не е, защото сте били суперзвезда за производителност. Това е така, защото всяко последно нещо от вашия списък е в застой - в очакване на одобрение, редакции или указания от вашия мениджър.
Мениджърите често правят това с най-добрите намерения. Те искат да видят, прегледат и подкрепят всичко, което излиза извън отдела, за да се уверят, че е най-доброто, което може да бъде. Но в процеса на това имейлите се натрупват във входящите си пощенски кутии, а служителите седят наоколо и чакат одобренията, които трябва да продължат с проектите си.
Как се справяте със затрудненията, които пречат на способността ви да свършите работата си? Ето няколко съвета за справяне с шефа на микроуправлението.
План за това
Знаеш ли онзи приятел, който закъснява с всичко? Тя е тази, която казва „почти съм там!“, Когато още не е излязла от алеята си. Може да се занимавате с нейната постоянна закъснение за известно време, но когато знаете, че има важно събитие, за което тя абсолютно трябва да е навреме - като вашата сватба - кажете й, че тя започва с един час по-рано, отколкото в действителност. И тогава тя се показва перфектно навреме.
По същия начин трябва да планирате предварително, когато знаете, че ще се сблъскате с тясно място. Това може да означава, например, получаването на отчета във входящата поща на вашия мениджър седмица по-рано, отколкото бихте направили иначе, за да му отделите допълнително време за преглед и одобрение. Или, ако пишете бюлетин на компания, може би получавате одобренията на вашия мениджър за всяка една от идеите за история, преди да започнете да пишете - вместо да работите за попълване на целия бюлетин и след това да го представите на негово одобрение, налагайки кратък срок, който вероятно няма да бъдат изпълнени.
Напомням, напомням отново
Абсолютното най-лошо нещо, което можете да направите, е да изпратите заявка или задача на шефа си по имейл, а след това просто да изчакате (и да чакате, и да чакате) за отговор. Това е практически молба за вашата задача да се хванете в тясното място.
В основата на проблема вашият шеф вероятно е много зает (и може би е малко неорганизиран) - и това означава, че той или тя може да се нуждаят от напомняне или две, за да се уверят, че задачите ще бъдат изпълнени. Така че, може би изпратете имейл на шефа си в понеделник следобед със заявката или заданието си за преглед. Във вторник, докато минавате покрай неговия офис по време на обяда, влизате и казвате: „Исках само да ви напомня, че имам нужда от вашия преглед и одобрение по предложението на Смит до края на деня в сряда - сега е във вашата пощенска кутия.“ след това в сряда сутрин отново се появяваш, за да попиташ: „Ще можеш ли да ми вземеш промените и одобрението си днес следобед? Мога да изпратя отново, ако имате нужда. “
Знам, звучи досадно. Но честно казано, шефът ви вероятно ще оцени напомнянията - и ако ви помогне да получите това, от което се нуждаете, в крайна сметка помага на шефа ви (и на целия отдел) да успее.
Помолете да вземете водеща роля
Макар че е ясно, че вашият мениджър предпочита да прегледа и одобри всичко, което минава през отдела, ако го накарате да се почувства по-уверен във вашите способности, той или тя може да е готов да предаде юздите.
Например, наскоро имах мениджър, който харесваше последния поглед върху всичко, което екипът ми написа и - до най-светските имейли - и значително забави напредъка на всеки. Най-накрая рискувах да застана на едно малко задание, за което знаех, че съм заковал: „Здравей, Лиза, има две покани за уебинар, които предстоят днес. Прегледах копието и имаше много малко редакции. Знам, че вече имаш много в чинията си; би било добре, ако продължа и ги придвижвам напред? “
Тя (донякъде неохотно) се съгласи и аз най-накрая успях да зачертая този артикул от списъка ми със задачи - и тя видя, че се оказа добре. След като тествах водите, бавно започнах да се чувствам по-уверен в обажданията по други задачи: „Не мисля, че този се нуждае от вашия преглед, така че ще продължа напред и ще го завърша. Добре ли е? И през повечето време тя се съгласи. Разбира се, ако пишехме имейл съобщение за цялата компания от името на изпълнителния екип, ще се нуждаем от нейното одобрение. Но ако правех незначителни редакции на съществуваща брошура за продажби или палуба PowerPoint, тя се съгласи, че няма нужда да я преглежда. И това й отвори времето и разхлаби тясното място.
Имайте Франк разговор
Разбира се, вашият шеф може да е по-скоро стикер - и неговият или нейният отговор на опита ви да прекратите установения процес може да бъде: „Не, все още трябва да го прегледам. Ще стигна до него, щом мога. “
В този случай трябва да се обърнете към проблема по-директно. По време на редовно насрочената ви среща един на един (ако нямате такава, трябва да направите), повдигнете въпроса и как се отразява на екипа: „Знам, че имате доста проекти и задачи, които чакат за преглед. Има ли начин да направим процеса по-ефективен? Има ли нещо, което мога да направя поотделно, за да ви улесня? “
Например, може би тя би предпочела да посочите крайния срок в реда на темата на имейла си, така че тя може да даде приоритет на входящата си поща, като се основава на това, което се дължи незабавно. Или може би шефът ви би предпочел да внесете списък с чакащи предмети на седмична среща за чекиране и можете да адресирате всички въпроси - и веднага да проверите одобренията - докато вървите.
Но дори и да не можете да определите незабавно решение, предупреждението на шефа ви директно ще му помогне да осъзнае, че не става въпрос само за неорганизация или препълнена входяща кутия - това е проблем, който влияе върху производителността на целия екип. И това може да бъде събуждането, на което шефът ви трябва да намери решение.
