Не обичате ли само инструменти, преки пътища или хакове, които ви помагат да правите нещата по-бързо или по-ефективно? В края на краищата, кой иска да отдели повече време, правейки нещо, отколкото абсолютно трябва?
В тази бележка ето три страхотни съкращения на работното място, които би трябвало да знаете - всички предлагат рамки, които ще ви помогнат да сте съсредоточени и насочени без значение върху какво работите.
1. OHIO: Справете се само веднъж
Колко пъти отваряте имейл, само за да се върнете назад и да го прочетете? Може би три или четири пъти?
Това е супер непродуктивна работа, освен ако не мислите задълбочено по въпроса. Като се има предвид, че експертите казват, че само 20% от имейла ни всъщност са от съществено значение за нашите работни места, докосването му многократно само влошава лошата ситуация.
Вместо това, OHIO! Отворете го веднъж и направете нещо с него. (Между другото това също работи за документи, входяща поща или нещо друго.) Опитайте тези удобни съвети от Първи неща за по-ефективно управление на електронната поща или хартиената поща.
- Не ви трябва? Изтрий го!
- Ако искате да го запазите, но не е необходимо да предприемате незабавни действия по него, го подайте.
- Ако можете да действате веднага - помислете, че съобщенията, които отнемат по-малко от две минути, направете.
- За съобщения с реално работно съдържание ще трябва да поставите приоритет и да отделите време за това, подайте ги в папка „действие“, след което се върнете, когато сте готови да направите фокусирана работа в тази област.
2. FIOSP: Факти, проблем, цел, стратегия, план
Преди много години ментор сподели този процес с мен и аз го използвам непрекъснато за решаване на проблеми или за отстраняване на проблеми. Това е огромна помощ за организирането на мислите ми и получаването на план за действие заедно, независимо дали работя върху собствен проект или с екип.
Следващия път, когато се сблъскате с работна криза, която трябва да разрешите ASAP, опитайте това:
факт
Започнете с изясняване на фактите си. Може да се изкушите да отидете на предположения, наблюдения или мнения, да скочите в решения или дори да обвините корена на проблема. Но при отстраняване на проблеми, вашите решения трябва да бъдат вградени във фактите по въпроса.
Например, да кажем, че се опитвате да разрешите проблема с клиент, който е недоволен от услугата за обаждания, която вашата компания предоставя. Ето фактите:
Времето за отговор в центъра за разговори продължава при 60% от обажданията, отговорили в рамките на две минути. В нашия договор се казва, че трябва да отговорим на 80% от обажданията в рамките на две минути.
Проблем
След като намалите фактите по въпроса, посочете проблема, воден от фактите. Отново, стойте далеч от вината и погледнете последиците от фактите:
Клиентът е залят от оплаквания от служители относно нашата услуга, излагайки на риск бъдещите ни договори с тях. Освен това неспазването на договора струва на компанията ни 1000 долара на ден глоби.
Обективен
Тук ще разберете какво точно е вашата цел в ситуацията. Той ще помогне да се идентифицират пропуските между фактите и целите.
Нашата цел е да отговорим на 80% от всички обаждания в рамките на две минути според договора, да изчистим текущото изоставане и да спрем наложените от нас глоби.
стратегия
Сега се отдръпвате и разглеждате голямата картина: как проблемите се вписват с фактите и какви трябва да бъдат правилните коригиращи действия.
Стратегията ни е да коригираме лошото представяне чрез привличане на обучен резервен персонал, удължаване на часовете за разговори с два часа всеки ден тази седмица и, когато е необходимо, провеждане на повиквания до добре обучен център за препълване.
план
След като идентифицирате стратегията си, това са тактическите стъпки, които ще предприемете, за да я приложите. Тук можете да зададете задачи и срокове според нуждите.
Управление на профила
- Прегледайте плана за коригиращи действия с клиента до приключване на бизнеса днес.
- Предоставяйте актуализации на клиентите на всеки 24 часа, докато нивата на услугата се възобновят до съответстваща скорост.
Операции
- Настройка на системите, за да се настанят два допълнителни часа работа от COB днес.
- Обадете се на трима допълнителни служители на пълен работен ден до вторник.
правен
- Преглед на последиците от несъответстващия договор и оценка на щетите до момента.
Използвайки тази рамка, можете да преминете от главоболие към решение бързо и лесно, като насочвате екипа си към по-продуктивен разговор около решаването на дилеми на работното място.
3. BRAN: Ползи, рискове, алтернативи, нищо
Не, да не говорим за зърнените култури тук! Това е бърз съкращение, което ви помага да оцените плюсовете, минусите и последиците за вземане на решение.
Например, кажете, че вашият отдел се опитва да реши дали да наеме нов служител или да помогне за кампаниите в социалните медии.
Нека да разгледаме BRAN.
Ползи
- Нараствайте впечатления и информираност за марката, като създавате последователно присъствие в първите пет места за социални медии, които нашата аудитория използва.
- Пораснете нашия пощенски списък.
- Увеличете изгледите на уебсайтове.
- Дръжте ни на предни позиции на пазарите на социални медии.
Рискове
- Трудно е да се измери ROI в кампаниите в социалните медии. Как ще разберем дали работи?
- Добавя брой на главата и разходи, свързани с нов наем.
- Не сте сигурни дали социалната осведоменост за марката ще допринесе за увеличаване на клиентите или приходи.
Алтернативи
- Задайте социални медии на съществуващ персонал в по-малък мащаб и измервайте резултатите.
- Намерете стажант на ниска цена, за да докажете концепцията през лятото.
- Споделете разходите за мениджър на социални медии с други отдели в организацията.
Нищо
- Продължете статуквото с настоящите маркетингови усилия, не добавяйте броя на главите или обхвата и не правете промени, за да увеличите броя на социалните медии.
Не забравяйте, че винаги имате възможност да не правите нищо. Понякога „все още“ е достатъчно добър отговор, докато не съберете повече информация, повече финансиране или по-ясна декларация за ползите.
Работното място често може да бъде сложно, но използването на рамки и инструменти може да ви помогне да преодолеете част от тази сложност - и да стигнете до решения и решения, които да обслужват по-добре вас и вашата работа!
